ایمپورت اطلاعات از اکسل در آرپا

ایمپورت اطلاعات از اکسل در آرپا یکی از امکانات ویژه در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. نرم افزار آرپا با امکان ایمپورت (وارد کردن) اطلاعات از طریق اکسل در کاهش حجم و افزایش سرعت کار بسیار موفق عمل کرده است.

کاربران می توانند در بخش مختلف از قبیل معرفی (طرف حساب، کالا و یا سطح قیمت)، خرید، فروش و .... از قابلیت ایمپورت اطلاعات از اکسل در آرپا استفاده نمایند. و تمامی اطلاعات خود را در کمترین زمان ممکن با دقت بالا وارد نرم افزار نمایند.

 

شرایط ایمپورت اطلاعات از اکسل در آرپا

امکان ورود اطلاعات از اکسل در آرپا وجود دارد ولی برای انجام این کار باید سه شرط زیر رعایت گردد:

• 1. نام شیت در فایل اکسل که قصد ورود اطلاعات آن به آرپا را داریم باید sheet1 قرار دهیم.
• 2. مسیر ذخیره سازی و نام فایل اکسل باید ترجیحا به صورت انگلیسی نوشته شود و در مسیرهای بسیار پیچیده ذخیره سازی صورت نگیرد.
• 3. فایل اکسل باید به فرمت Excel93-2007 ذخیره گردد.

 

نحوه ایمپورت اطلاعات از اکسل در آرپا

در بخش امکانات موجود در برگه های مختلف از قبیل برگه معرفی طرف حساب، معرفی کالا و برگه های موجود در زیر سیستم های مختلف از قبیل خرید و فروش، گزینه ایمپورت اطلاعات از طریق اکسل وجود دارد که در فرم های زیر قابل مشاهده می باشد.

تصویر اول مربوط به ایمپورت اطلاعات کالاها و طرف حسابها بوده. و تصویر دوم برای ایمپورت اطلاعات یک برگه در نرم افزار می باشد.

 

تفاوت ایمپورت کالا و طرف حساب با ایمپورت اطلاعات برگه 

در برگه Import اطلاعات کاربر می تواند در قسمت انتخاب فایل، از مسیر ذخیره سازی، فایل اکسل خود را انتخاب نماید. به محض انتخاب فایل در تب Import باید عنوان فیلدهای موجود در نرم افزار را در مقابل عنوان آیتم مورد نظر در فایل اکسل قرار دهد. به عنوان مثال کد کالا در نرم افزار در مقابل کد کالا در فایل اکسل قرار گیرد. همانطور که در تصاویر مشاهده می کنید، تفاوت هایی بین برگه ایمپورت اطلاعات کالا و طرف حساب از طریق اکسل با ایمپورت اطلاعات برگه ها وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره می کنیم.

 

• فیلد پایه

در تصویر اول، فیلدی تحت عنوان فیلد پایه وجود دارد. این فیلد مبنای ایمپورت اطلاعات کالا یا طرف حسابها می باشد. چنانچه در بخش فیلد پایه، آیتم کد کالا انتخاب گردد، کد کالا مبنای ایمپورت اطلاعات در نرم افزار می باشد.

جهت ایمپورت اطلاعات برگه فیلد پایه وجود ندارد.  

• نوع عملکرد

نوع عملکرد تعیین کننده نحوه ورود و یا به روزرسانی اطلاعات کالا و طرف حساب در برگه های معرفی کالا و معرفی طرف حساب می باشد. سه گزینه "فقط افزودن اطلاعات جدید"، "افزودن اطلاعات جدید و به روزرسانی اطلاعات موجود" و "فقط به روزرسانی اطلاعات موجود" در این کادر وجود دارد. بسته به نوع عملکرد می توان یکی از این گزینه ها را انتخاب نمود.

لازم به ذکر است نوع عملکرد در ایمپورت اطلاعات برگه ها وجود ندارد چون در این حالت امکان به روزرسانی اطلاعات برگه ها از طریق اکسل نیست.

 

اکسپورت اطلاعات در اکسل

در نرم افزار آرپا در هر لحظه و در هر برگه ای کاربر می تواند به راحتی با کلید میانبر Ctrl+E از اطلاعات برگه با تمامی فیلدهای موجود خروجی اکسل تهیه نماید. لازم به ذکر است بسیاری از گزارشات موجود در نرم افزار آرپا قابلیت خروجی اکسل نیز دارند.

 

نتیجه گیری

ورود اطلاعات به سیستم و یا توانایی خروجی گرفتن از سیستم یکی از مزایای مهم در نرم افزارهای حسابداری می باشد. کاربران می توانند اطلاعات خود را از طریق فایل اکسل به سرعت وارد سیستم نمایند. و یا در هر بخش با استفاده از کلید میانبر Ctrl + E خروجی اکسل تهیه نمایند. جهت ورود اطلاعات به آرپا از طریق اکسل سه شرط لازم می باشد که به آن اشاره شد.

همچنین امکان ایمپورت چند برگه از طریق اکسل نیز در آرپا فراهم شده است که در مقاله "ایمپورت چند برگه از اکسل" به آن اشاره شده است.