معرفی مراکز در نرم افزار آرپا

معرفی مراکز در نرم افزار آرپا یک قابلیت منحصر به فرد بشمار می رود. که از تعریف متعدد حساب ها جلوگیری می کند. در نرم افزار حسابداری آرپا حساب ها تنها یکبار تعریف می شوند. سپس می توان مراکز را در هر موقعیتی بسته به نیاز آن حساب با استفاده از معرفی مراکز لینک داد. اگر قصد دارید با نحوه معرفی مراکز و کاربرد آنها آشنا شوید تا انتهای مقاله با آرمان حساب همراه باشید.

کاربرد مراکز در نرم افزار آرپا

در این قسمت با طرح یک مثال به کاربرد مراکز می پردازیم. فرض کنید شرکتی دارای 10 حساب بانکی مجزا می باشد. در حالت سنتی برای هر حساب بانکی باید به صورت مجزا در کدینگ حسابداری، حساب موجودی بانک، اسناد پرداختنی، اسناد در جریان وصول تعریف شود. اما در حالت استفاده از مراکز کافیست یکبار تمامی حسابهای بانکی را در قسمت مراکز تعریف کرد. سپس بین مراکز و حسابهای موجودی بانک، اسناد پرداختنی، اسناد در جریان وصول ارتباط برقرار کرد. در نهایت در زمان تعریف حسابهای بانکی، برای هر حساب، مرکز مرتبط با بانک انتخاب شود. به این طریق از تعریف متعدد حساب های بانکی و اشتباه کاربر جلوگیری میشود. لازم به ذکر است که در نرم افزار آرپا تعریف مراکز صرفا برای حساب های بانکی و هزینه ها نیست.

 مراحل معرفی مراکز

معرفی مراکز در نرم افزار آرپا دارای سه مرحله می باشد.

• معرفی لایه های مراکز

در مرحله اول سطوح یا لایه های مراکز (کل، معین و تفصیل) معرفی می گردد. همچنین می توان تعداد کاراکترهای کد مرکز در هر سطح را مشخص کرد. لازم بذکر است در نرم افزار آرپا سطوح مراکز قابلیت ایجاد زیر مجموعه و زیر سطح به صورت نامحدود وجود دارد.

• معرفی درختواره مراکز

در مرحله دوم می توان به صورت درختواره، مراکز و زیر سطح های آن را تعریف کرد. به عنوان مثال در مورد حساب های بانکی ابتدا در سطح کل یک مرکز به نام بانک ها با کد 10 تعریف میشود، سپس به تعریف زیر سطح آن پرداخته و تمامی حساب های بانکی را در این قسمت معرفی می گردد. و با علامت / سطح مراکز از هم جدا می شوند. به طور مثال در سطح مرکز معین، حسابهای بانک ملی با کد 10/01 و بانک صادرات با کد 10/02 و ... معرفی میشوند. در هنگام معرفی مراکز می توان شرح پیش فرض تعریف کرد. در سطح تفصیل به ازای هر حساب باید مرکز اختصاصی آن تعریف شود. به عنوان مثال حساب بانک ملی شعبه سه راه ملکشهر با کد 10/01/01 تعریف میگردد.

• ارتباط حساب با مرکز 1 و 2

کاربرد استفاده از دو مرکز برای یک حساب

در مرحله سوم معرفی مراکز در نرم افزار آرپا، باید حساب مربوطه را به مراکز لینک دهیم. هر حساب را می توان به طور همزمان با دو مرکز لینک داد. که در بخش های ارتباط حساب با مرکز 1 و 2 معرفی می شوند. به طور مثال در یک شرکت حساب هزینه تعمیرات ماشین آلات با پروژه های شرکت در مرکز 1 لینک داده می شود. هم چنین می تواند در مرکز 2 به ماشین آلات هم لینک داده شود.

در اینصورت در زمان ورود اطلاعات پس از انتخاب هزینه تعمیرات ماشین آلات و درج مبلغ بدهکار در مرکز 1 پروژه ای که ماشین آلات مربوطه در آن مشغول بکار است انتخاب شده و در مرکز 2 نام ماشین آلات وارد میگردد. و به این طریق در هر زمان هزینه تعمیرات ماشین آلات، هزینه تعمیر ماشین آلات به تفکیک پروژه و هزینه تعمیر ماشین آلات به تفکیک هر ماشین قابل گزارش می باشد.

نحوه برقراری ارتباط بین حساب و مراکز

بعد از معرفی لایه های مراکز و معرفی درختواره مراکز باید مراکز ساخته شده را به حساب های مربوطه لینک دهیم. برای اینکار برگه ارتباط حساب با مرکز 1 را باز می کنیم. در این برگه دو تب به نام "ارتباط حساب با مراکز" و "ارتباط مراکز با حساب" وجود دارد. در تب ارتباط مراکز با حساب در قسمت بالا، حساب ها را در سطح کل و در قسمت پائین، مرکز مورد نظر را در سطح کل انتخاب می کنیم.

به طور مثال حساب موجودی ریالی نزد بانک را به مرکز بانکها لینک می دهیم. انتخاب مراکز در کتدر پائین بهتر است در سطح کل انجام گیرد. چون در این حالت تمام زیر سطح های آن مرکز نیز به صورت خودکار به حساب لینک داده می شود. در این حالت اگر در برگه معرفی درختواره مراکز، زیر سطح جدیدی معرفی کنیم، به صورت خودکار به حساب تعریف شده لینک داده می شود.

در تب دوم در قسمت بالا مراکز و در قسمت پائین حساب ها می باشند.

نتیجه گیری

مراکز در نرم افزار آرپا یکی از قابلیت های منحصر به فرد در این نرم افزار حسابداری می باشد. که از تعدد حساب و بروز خطا و اشتباه توسط کاربر جلوگیری می کند. همچنین قابلیت دستیابی به گزارشات مختلف به تفکیک مراکز نیز وجود دارد.  علاوه بر حساب های بانکی و هزینه ها درنرم افزار حسابداری آرپا میتوان برای پروژه ها و هر پارامتر دیگری بسته به نیاز شرکت مراکز تعریف کرد.