معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها

معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها یکی از مزایای منحصر به فرد در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. بسیاری از شرکت ها ممکن است در شرکت خود برای عملیات مختلف از قبیل خرید و فروش دارای مراحل مختلف و فرآیندهای متنوعی باشند. در نرم افزار آرپا با استفاده از سیستم عطف می توان فرآیندهای مختلف از قبیل فرآیند خرید و یا فرآیند فروش را پیدا سازی کرد. به این صورت که تنها برگه اول در هر فرآیند به صورت دستی ثبت گردد. مابقی مراحل از برگه اول صادر می شوند و اصطلاحا عطف صورت می گیرد. این قابلیت امکان کنترل بر روی فرآیند را تسهیل نموده و امکان خطای کاربر را کاهش می دهد. در این مقاله قصد داریم گزینه ها و امکانات موجود در این برگه را بررسی کنیم.

برگه معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها

برگه معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها در منوی معرفی در اختیار کاربر قرار گرفته است. این برگه دارای دو تب مختلف می باشد که ادامه هر یک از این تب ها را بررسی می کنیم:

• تب تنظیمات عمومی

تب تنظیمات عمومی دارای دو قسمت مختلف می باشد. کاربر در این تب تعیین می کند که یک برگه را از روی چه برگه هایی می توان صادر نمود. ضمن اینکه با فعال کردن و با غیرفعال کردن گزینه های موجود در قسمت پائین می توان کنترل کافی بر روی فرآیند ایجاد نمود. در قسمت بالا (برگه دوم) برگه ای که می خواهیم از برگه دیگری عطف بگیریم، انتخاب می شود. در قسمت پائین (برگه اول) برگه ای که قرارست مبنای صدور برگه دوم باشد انتخاب می گردد. به طور مثال اگر بخواهیم فاکتور خرید از روی برگه سفارش خرید صادر شود، باید برگه فاکتور خرید در قسمت بالا و در قسمت پائین برگه سفارش خرید انتخاب شود.

در ادامه هر یک از گزینه های موجود در قسمت پائین برگه معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها را با هم بررسی می کنیم.

• یکسان بودن اجباری طرف حسابها

در صورت فعال بودن گزینه یکسان بودن اجباری طرف حسابها در زمان عطف، فیلد طرف حساب، از برگه اول فراخوانی می شود و کاربر امکان تغییر آن در برگه دوم را ندارد.

• چک کردن موجودی

اگر گزینه چک کردن موجودی فعال شود، تعداد کالا در برگه اول را چک میکند. و به اندازه همان تعداد میتوان عطف گرفت. چنانچه کاربر بیشتر از این تعداد عطف بگیرد خطا صادر شده و برگه ذخیره نمیشود. به عنوان مثال اگر در برگه سفارش خرید برای کالایی تعداد 11 وارد شود، در فرآیند عطف برگه خرید از روی سفارش خرید نمیتوان 12 عدد از آن کالا را فاکتور کرد. همچنین در فرآیند عطف اگر از روی یک برگه عطفی صادر شود و تعداد کمتری نسبت به برگه اول عطف شود، این اختلاف چک شده و در مرحله عطف بعدی باقیمانده تعداد قابل عطف نمایش داده میشود. به عنوان مثال اگر در عطف فاکتور خرید از روی سفارش خرید در مرحله اول 7 عدد از کالا صادر شود، در مرحله دوم تعداد کالای قابل عطف در فاکتور خرید از همان سفارش خرید 4 عدد میباشد.

• عطف اجباری

با فعال کردن گزینه عطف اجباری، حتما باید برگه دوم از برگه اول عطف گرفته شود و امکان صدور دستی برگه وجود ندارد. به طور مثال اگر این گزینه برای فاکتور خرید عطف به رسید انبار خرید فعال شده باشد، نمی توانیم در حالت عادی فاکتور خرید صادر کنیم. بلکه حتما باید به برگه رسید انبار خرید عطف زده شود.

• ترتیب برگه های اجباری

با فعال کردن تیک گزینه ترتیب برگه اجباری، ترتیب برگه ها بر اساس تاریخ برگه اجباری می شود. به طور مثال با فعال کردن این گزینه در شرکت هایی که ابتدا رسید انبار و پس از آن فاکتور خرید صادر می شود. امکان صدور برگه فاکتور خرید در تاریخ قبل از برگه رسید انبار خرید وجود ندارد.

• استفاده از مبلغ ردیف اصلی

با فعال کردن گزینه استفاده از مبلغ ردیف اصلی، هنگام عطف گرفتن از برگه اول، قیمت کالا در برگه دوم وارد می شود.

• استفاده از پیام زیر برگه اصلی

در بالای هر برگه (سمت چپ) با کلیک روی آیکون اطلاعات تکمیلی (Alt+O) کاربر می تواند، پیام زیر برگه و یا توضیحاتی را برای برگه مورد نظر خود وارد کند. فعال کردن گزینه استفاده از پیام زیر برگه، پیام زیر برگه تایپ شده در برگه اول را منتقل میکند.

• استفاده از تخفیف برگه اصلی

با فعال کردن این گزینه، درصد و یا مبلغ تخفیف ثبت شده در برگه اول به برگه دوم منتقل می گردد.

• یکسان بودن انبارها

با فعال کردن گزینه یکسان بودن انبارها، کاربر نمی تواند در عطف برگه دوم از برگه اول، انبار متفاوتی نسبت به برگه اول انتخاب کند. به طور مثال اگر انبار موجود در برگه سفارش خرید، انبار محصولات مرکزی ثبت شود، در فاکتور خرید امکان انتخاب انبار دیگری وجود ندارد.

• بعد از عطف برگه اصلی تغییر نکند

با فعال کردن این گزینه اگر برگه دوم از برگه اول عطف شود، کاربر نمی تواند پس از آن در برگه اول ویرایشی انجام دهد. این گزینه جنبه کنترلی دارد.

• کنترل دستی

در فرآیند عطف در حالت پیش فرض با غیرفعال بودن گزینه کنترل دستی، اگر تعداد کالا در برگه اول به صورت کامل در برگه دوم عطف شود. برگه اول به صورت اتوماتیک از لیست برگه های قابل عطف حذف می شود. اگر گزینه کنترل دستی فعال شود، پس از عطف کامل برگه دوم از روی برگه اول، این برگه از لیست برگه های قابل عطف حذف نمی شود. در این حالت کاربر باید برای حذف برگه از این لیست به صورت دستی و با کلیک راست بر روی برگه مورد نظر و انتخاب گزینه "حذف از موارد قابل عطف" اقدام کند.

• استفاده از طرف حساب برگه ی اصلی

با فعال کردن این گزینه، طرف حساب موجود در برگه اول به برگه دوم منتقل می شود ولی امکان تغییر طرف حساب در برگه دوم وجود دارد.

• اضافات و کسورات

در اکثر برگه ها بخشی برای انتخاب اضافات و کسورات وجود دارد. در این فیلد کاربر می تواند تعیین کند، اضافات و کسورات یک برگه در فرآیند عطف از چه مرحله ای فراخوانی شود. به عنوان مثال فرض کنید در فرآیند خرید، برگه خرید از برگه رسید انبار خرید و رسید انبار از برگه سفارش خرید صادر می گردد. کاربر می تواند در این فیلد تعیین کند که اضافات و کسورات از دو مرحله قبل یعنی برگه سفارش خرید فراخوانی شود.

• استفاده از تاریخ ردیف برگه اصلی و استفاده از تاریخ برگه اصلی

در این مورد تاریخ را از برگه اول به برگه دوم منتقل می کند چه تاریخ اصلی برگه چه تاریخ ردیف.

• عطف براساس واحد معادل

در حالت پیش فرض عطف برگه دوم از روی برگه اول براساس تعداد اصلی می باشد. اگر تیک این گزینه فعال گردد، می توان عطف بر اساس واحد معادل یعنی واحد فرعی کالا گرفت. چنانچه با واحد فرعی کالا آشنایی ندارید، می توانید مقاله معرفی کالا در آرپا را مطالعه نمایید.

• استفاده از شماره برگه

با فعال کردن این گزینه ، شماره برگه اول در فرآیند عطف به برگه دوم منتقل می گردد.

• استفاده از وضعیت و دسته بندی برگه اصلی

با فعال کردن این گزینه وضعیت و دسته بندی برگه اول در برگه دوم نیز انتخاب می شود. چنانچه با کاربرد وضعیت و دسته بندی برگه آشنایی ندارید مقاله، دسته بندی و وضعیت برگه در آرپا را مطالعه کنید.

• یکسان بودن اجباری وضعیت و دسته بندی برگه

با فعال کردن این گزینه ، فیلد دسته بندی و وضعیت برگه از برگه اول به برگه دوم منتقل می شود و امکان تغییر آن در برگه دوم وجود ندارد.

• برگه های تسویه شده

با فعال کردن این گزینه ، فقط می توان از برگه های اولی که تسویه شده اند، در برگه دوم عطف گرفت.

• شرایط تسویه

شرایط تسویه یکی از امکانات موجود در نرم افزار آرپا می باشد. کاربر می تواند در این قسمت تعیین کند، شرایط تسویه در برگه دوم از کدام مرحله فراخوانی شود. چنانچه با شرایط تسویه آشنایی ندارید می توانید مقاله معرفی شرایط تسویه در آرپا را مطالعه کنید.

• روزهای قابل عطف

در این فیلد کاربر می تواند برای فرآیند عطف تعداد روز مشخصی را در نظر بگیرد. به عنوان مثال تنها در 7 روز کاربر بتواند از برگه سفارش خرید ، برگه خرید را عطف بگیرد. با وارد کردن عدد 7 در این فیلد، چنانچه از تاریخ برگه سفارش 7 روز گذشته باشد و فاکتور خرید از آن عطف نشده باشد، از لیست برگه های قابل عطف به صورت اتوماتیک حذف می شود.

• دسترسی شعب در نظر گرفته نشود

این امکان برای شرکت هایی که زیر سیستم شعب آرپا را تهیه کرده باشند، کاربرد دارد. با فعال کردن این گزینه، کاربر می تواند از برگه سفارش خرید در یک شعبه، فاکتور خریدی در شعبه دیگر عطف بگیرد.

• عطف به سفارش تولید

این گزینه تنها زمانی فعال می گردد، که در قسمت بالا، یکی از برگه های زیر سیستم تولید به عنوان برگه دوم انتخاب شود. در این حالت اگر برگه دوم به برگه سفارش تولید عطف شود، می توان تعیین نمود که اطلاعات کدام بخش از برگه فراخوانی شود. اگر با برگه سفارش تولید آشنایی ندارید، می توانید مقاله سفارش تولید در آرپا را مطالعه نمایید.

• تب سایر تنظیمات

در این تب گزینه هایی برای تنظیمات فرآیند عطف در اختیار کاربر قرار گرفته است. به عنوان مثال اگر گزینه "در لیست عطف، دسترسی مشاهده در معرفی کاربران در نظر گرفته نشود" فعال شود. و کاربر به برگه اول دسترسی مشاهده نداشته باشد، خللی در فرآیند عطف ایجاد نمی شود.

در کادر سمت چپ نیز کاربر می تواند تعیین کند که برگه دوم تنها از روی یک برگه امکان عطف گیری داشته باشد. فعال کردن گزینه "در عطف حواله به سفارش فروش، برگه هایی نمایش داده شوند که از روی آن سفارش تولید صادر شده" ، برای شرکت هایی که زیر سیستم تولید آرپا را تهیه کرده اند کاربرد دارد. و اگر از روی سفارش فروش، سفارش تولید صادر نشده باشد، در لیست برگه های قابل عطف حواله انبار فروش از سفارش فروش نمایش داده نمی شود.

نتیجه گیری

سیستم عطف یکی از مزایای منحصر به فرد در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. امکان عطف روند ثبت اطلاعات و داده ها را با سرعت و دقت بیشتر فراهم می کند. تنظیمات فرآیند عطف و ارتباط بین برگه ها بسته به سیاست و روند شرکت انجام می گیرد. تنظیمات درست در این برگه ضمن افزایش سرعت ثبت اطلاعات، کنترل بر روی روند فعالیت موسسه را نیز افزایش میدهد.