معرفی حسابها و کدینگ در آرپا

معرفی حسابها و کدینگ حساب ها در نرم افزارهای حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در نرم افزار آرپا با توجه به عدم محدودیت تعداد سطوح حسابها در کدینگ حسابداری، سهولت طراحی کدینگ حساب ها با جزئیات کامل در اختیار کاربر قرار می گیرد. طراحس کدینگ حسابداری با جزئیات در تسریع گزارشگیری و دریافت اطلاعات کامل تاثیرگذار میباشد.

به طور کلی حساب ها ابزار اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی در حسابداری میباشند. این حسابها توضیحات مفصلی از تغییرات ناشی از فعالیت های اقتصادی در یک دارایی، یک بدهی و یا سرمایه صاحب موسسه در دوره زمانی مشخص ارائه می دهد. در این مقاله قصد داریم به چگونگی معرفی حسابها و کدینگ در آرپا بپردازیم.

معرفی لایه های حساب

جهت معرفی حسابها و کدینگ در آرپا ابتدا از زیر سیستم حسابداری به برگه معرفی لایه های حساب رفته و لایه های حساب را مشخص می کنیم. لایه های حساب در واقع همان سطوح حسابداری ( کل، معین، تفصیل) می باشند. به عبارتی در این قسمت تعداد سطوح در زیر سیستم حسابداری را تعیین می نماییم. همانطور که قبلا ذکر شد، نرم افزار حسابداری آرپا n سطحی می باشد. در ستون تعداد، تعداد کاراکترهای کد حساب مربوط به هر لایه را تعیین کرده و رنگ خاصی به نام حساب در آن سطح اختصاص میدهیم.

معرفی گروه حساب

در نرم افزار آرپا پس از معرفی لایه های حساب، ابتدا باید به معرفی گروه حساب ها پرداخته و پس از آن به معرفی حسابها می پردازیم. پس از معرفی گروه حساب ها، در فیلد "نوع حساب" ابتدا موقت یا دائم بودن آن مشخص می گردد. و به نسبت گروه حساب، برای حساب های موقت، سود ویژه، ناویژه، هزینه و درآمد آن تعیین می گردد. برای حساب های دائم باید دارایی، بدهی و سرمایه بودن گروه مشخص گردد.

گروه حساب ها، به سیستم هنگام عملیات پایان دوره و بستن حساب های موقت و دائم کمک می کند.

معرفی حسابها

پس از معرفی گروه حساب ها در نرم افزار حسابداری آرپا نوبت به معرفی حساب ها در سطوح کل، معین و تفصیل براساس لایه های حسابی که از قبل در نظر گرفته شده، می رسد.

1. تب عمومی 

در برگه معرفی حساب ها دو تب مختلف وجود دارد. در تب عمومی فیلدهای متعددی وجود دارد که در ادامه به این موارد اشاره می کنیم.

• کد حساب

تعداد کاراکترهای موجود در کد حساب در هر سطح بر مبنای عدد وارد شده در فیلد تعداد در معرفی لایه های حساب می باشد. لازم به ذکر است در نرم افزار حسابداری آرپا با علامت "/" می توان سطوح مختلف یک حساب را از هم جدا کرد. در فیلد کد حساب از چپ به راست سطوح مشخص می شوند. به عنوان مثال کد حساب 10/001/002 در سطح کل 10، معین 001 و تفصیل 002 قرار دارد.

• نام حساب

در این قسمت عنوان هر حساب باید دقیقا وارد گردد.

• ماهیت حساب

برای هر حساب الزامیست که ماهیت آن حساب مشخص گردد. به عنوان مثال ماهیت حساب های مربوط به دارایی ها همواره بدهکار و ماهیت حساب های مربوط به بدهی و سرمایه همواره بستانکار می باشد. در این فیلد گزینه های بدهکار و بستانکار برای پایان دوره و میان دوره به صورت تفکیکی وجود دارد.

لازم به ذکر است در تنظیمات حسابداری آرپا کاربر میتواند تنظیماتی را ایجاد کند تا در زمان مغایرت ماهیت حساب هشدار برای کاربر صادر شود. در منوی تنظیمات، بخش تنظیمات حسابداری، تب تنظیمات عمومی کاربر میتواند این تنظیمات را انجام دهد.

• گروه حساب

برای هر حساب در سطح کل باید گروه حساب مشخص گردد. مبنای تشخیص سیستم برای گزارشات دفاتر اعم از ترازنامه، سود و زیان و همچنین بستن حساب های موقت و دائم، تعیین گروه حساب برای حساب های سطح کل می باشد. به عنوان مثال برای حساب دارایی های ثابت مشهود در سطح کل باید گروه حساب دارایی های غیر جاری انتخاب گردد. لازم بذکر است در صورت عدم تعیین گروه حساب جهت حساب های کل در زمان بستن حساب ها بدلیل عدم تشخیص سیستم مبنی بر دائم یا موقت بودن حساب خطا می دهد.

• ارتباط با طرف حساب

در نرم افزار آرپا، اشخاص حالت شناور دارند. در زمان ثبت برگه ها، اشخاص به حسابهای مختلف لینک می شوند. با توجه به این امکان برای هر حساب الزامیست که ارتباط حساب با شخص تعیین گردد. یک حساب یا ارتباط اجباری با شخص دارد یا اصلا با شخص ارتباط ندارد. حساب هایی مثل موجودی بانک، اسناد و موجودی کالاها و انبارها به هیچ عنوان با اشخاص در ارتباط نیستند. ولی حسابهای پرداختنی و دریافتنی، بدهکاران تجاری و غیر تجاری، بستانکاران تجاری و غیرتجاری، حقوق و دستمزد حتما با شخص ارتباط اجباری دارند.

• فعال

اگر تیک گزینه فعال در معرفی حساب برداشته شود. آن حساب در هنگام صدور سند دستی نمایش داده نمی شود. در نرم افزارهای یکپارچه به این صورت است که حساب های مربوط به هر زیر سیستم، باید در همان زیر سیستم گردش داده شوند تا قابل پیگیری و گزارش باشند. به عنوان مثال اگر چکی از زیر سیستم خزانه داری ثبت گردد، قابل گزارش و بررسی می باشد. اگر به صورت دستی آن را ثبت کنیم، چون اطلاعات چک در شرح سند به صورت دستی وارد شده است، دیگر نمی توانیم گردش چک را از زیر سیستم عملیات چک بررسی کنیم.

یکی از دلایل ایجاد مغایرت بین زیر سیستم انبار و زیر سیستم حسابداری، وارد کردن اسناد به صورت دستی می باشد. به طور مثال اگر حسابی مربوط به زیر سیستم انبار به صورت دستی در سندی وارد شود، در کاردکس نمایش داده نمیشود. و باعث ایجاد مغایرت میگردد. برای جلوگیری از این اشتباهات می توانیم پس از راه اندازی سیستم، حساب های مهم را غیرفعال کنیم تا امکان سند دستی نباشد.

• سطح حساب

در این قسمت سطح یک حساب مشخص می گردد. نرم افزار حسابداری آرپا n سطحی می باشد. پس علاوه بر سطح کل، معین و تفصیل دارای سطوح جز و ... هم می باشد. سطوح حساب به تعداد لایه های حساب بستگی دارد.

2. تب تگها

تگ ها یکی از قابلیت های مهم در نرم افزار آرپا می باشند. در مقاله تگ ها در نرم افزار آرپا توضیحات کامل در این خصوص ارائه دادیم. در این تب کاربر می تواند تگهای مورد نیاز خود به هر حساب را لینک دهد. کاربرد تگ در حسابداری، برای ایجاد دسترسی مشاهده و نمایش گردش حسابها در گزارشهایی از قبیل گزارش مرور حسابها و گزارش گردش اشخاص، حسابها و مراکز می باشند.

نتیجه گیری

در نرم افزار آرپا می توان با مراجعه به زیر سیستم حسابداری به معرفی حساب ها بپردازیم. لازم به ذکر است در معرفی لایه های حساب کاربر می تواند تعداد کاراکترهای کد حساب مورد نظر خود در سطوح مختلف را تعیین نمود. در معرفی گروه حساب ها تعیین نوع حساب از لحاظ موقت یا دائم بودن و نوع آن حائز اهمیت می باشد.

در معرفی حساب ها چنانچه ماهیت حساب و ارتباط حساب با شخص انتخاب نشود، اجازه ذخیره حساب به کاربر داده نمی شود. و گروه حساب نیز باید برای حساب در سطح کل تعیین گردد. لازم به ذکر است کدینگ حسابداری هر شرکت بنا به نیاز و درخواست مدیریت در زمان استقرار نرم افزار طراحی و بارگذاری می شود.