انبارگردانی در نرم افزار آرپا

انبارگردانی در نرم افزار آرپا یکی از مهمترین وظایف انباردار و یا حسابدار یک مجموعه می باشد. که به میزان کار یک شرکت و بسته به سیاست آن در بازه های زمانی مختلف صورت می گیرد. حداقل یکبار در پایان سال حتما باید انبارگردانی انجام شود تا مدیریت مجموعه بتواند از موجودی کالاها در انبارهای مختلف آگاهی کامل داشته باشد. در این مقاله قصد داریم به مراحل مختلف انبارگردانی در نرم افزار حسابداری آرپا اشاره کنیم.

قواعد کلی انبارگردانی

انبارگردانی یک مجموعه طبق اصول و قواعد خاصی صورت می گیرد.

1) یکی از مهمترین ارکان انبارگردانی این می باشد که به هیچ عنوان در زمان انبارگردانی هیچ ورود و خروجی به انبار انجام نشود.

2) قبل از انبارگردانی بهتر است موجودی یک کالا تنها در یک انبار متمرکز گردد. کالاهای معیوب تفکیک گردند. کالای های امانی دیگران نزد ما و همچنین ما نزد دیگران نیز در نظر گرفته شود.

3) در نرم افزار حسابدای آرپا با توجه به نگهداری موجودی انبار و بازرگانی بصورت تفکیک شده، پیشنهاد می گردد در ابتدا مغایرت این دو موجودی بررسی و رفع گردد. زیرا مبنای نرم افزار آرپا جهت تعیین کسری و اضافی انبار و صدور برگه تعدیل موجودی بازرگانی می باشد.

4) همچنین قبل از انبارگردانی موجودی منفی و کسری نباید داشته باشیم تا سیستم بهای تمام شده کالا را دقیق محاسبه کند. به طور کلی قبل از انبارگردانی و صدور برگه ی تعدیل ابتدا باید تمامی مغایرت ها و کسری های موجود را برطرف نماییم و پس از شمارش، برگه تعدیل ثبت گردد. در مقاله “کسری کالا در نرم افزار آرپا” روش برطرف کردن کسری ها عنوان شده است.

روش های انبارگردانی و اصلاح موجودی کالا در سیستم

در نرم افزار آرپا دو روش برای اصلاح موجودی سیستم می باشد:

• 1.روش اول اصولا برای زمانی استفاده می شود که به صورت عمده قصد داریم موجودی کالاهای انبار خود را شمارش کرده و انبارگردانی کامل انجام دهیم. کاربر برای این روش نیاز به استفاده از برگه های انبارگردانی-شمارش انبار و برگه تولید اتوماتیک برگه تعدیل تعدادی دارد. به عبارت دیگر در این روش به صورت اتوماتیک موجودی کالای سیستم به موجودی شمارش شده می رسید و کسر و اضافه آن برطرف می شود.
• 2.روش دوم برای مواردی کاربرد دارد که کاربر قصد دارد در لحظه موجودی یک کالا را به اندازه مشخصی کم یا اضافه کند. در این حالت کاربر می تواند از برگه ثبت تعدیل تعدادی انبار استفاده نماید و مستقیم میزان کسر و یا اضافه کالای خود را مشخص نماید. در ادامه در خصوص هر دو روش و برگه های موجود در بخش انبارگردانی در نرم افزار آرپا توضیحات مفصلی ارائه خواهد شد.

تگ های انبارگردانی در نرم افزار آرپا

یکی از امکانات موجود در نرم افزار آرپا وجود تگ های انبارگردانی متنوع جهت شمارش کالا می باشد. کاربر می تواند از بخش مجموعه گزارش ها موجود در منوی گزارشها، با سرچ تگ انبارگردانی، به فرمت های مختلف چاپی این گزارش دسترسی یابد. در ادامه برخی از فرمت های تگ انبارگردانی را در حالت چاپ مشاهده می کنید.

برگه انبارگردانی-شمارش انبار

یکی از برگه های موجود در بخش انبارگردانی در نرم افزار آرپا، برگه انبارگردانی – شمارش انبار می باشد. در روش اول کاربر می تواند پس از شمارش انبار، موجودی کالاهای شمارش شده را در این برگه ثبت نماید. برای ثبت این برگه ابتدا کاربر باید در فیلد انبار، انبار خود را انتخاب نماید. پس از انتخاب انبار از سه روش می تواند کالاهای خود را وارد نماید:

1. در روش اول برای ورود کالا، کاربر می تواند به صورت دستی در فیلد کدکالا، کالاهای خود را انتخاب نماید.

2. در روش دوم می توان با کلیک بر روی فراخوانی کالاها، همه کالاهای شرکت را به صورت کامل وارد برگه نمود.

3. روش سوم انتخاب کالا و ایمپورت تعداد شمارش آنها از طریق اکسل به این برگه می باشد که در ادامه توضیح آن داده می شود.

پس از ایمپورت کالاها،باید تعداد شمارش شده برای هر کالا در فیلد تعداد اصلی براساس واحد اصلی، یا در فیلد واحد معادل بر اساس واحد فرعی وارد گردد. اگر شرکتی زیر سیستم سریال آرپا را تهیه کرده باشد، در زمان ورود شمارش کالا، باید به تفکیک هر سریال تعداد وارد شود و شماره سریال مربوطه نیز در فیلد سریال انتخاب گردد. برگه شمارش انبار تاثیری بر موجودی کالا نداشته و سند حسابداری برای آن صادر نمی گردد.

• فیلد شمارش

در بالای برگه یک فیلد شمارش وجود دارد که تکمیل آن الزامی می باشد. کاربر می تواند با هر بار شمارش انبار، عددی در این فیلد وارد نماید. کاربرد دیگر آن برای مواردی می باشد که موجودی کالاهای یک انبار توسط چند نفر و به صورت همزمان شمارش شده و هر پرسنل اطلاعات خود را جداگانه در برگه شمارش انبار ثبت می نماید. در این حالت کاربران می توانند در فیلد شمارش عدد یکسانی را وارد نمایند تا در زمان تعدیل موجودی کالاها، تمامی کالاها و برگه های شمارش یکجا تعدیل شوند.

• ورود اطلاعات از طریق اکسل

یکی از روش های ورود کالا در برگه شمارش انبار ایمپورت از طریق اکسل می باشد. اکسل مورد نظر باید دارای اطلاعاتی از قبیل کد کالا، تعداد شمارش شده، کد انبار و در صورت لزوم شماره سریال و تعداد فرعی باشد. پس از آماده سازی اکسل، از قسمت امکانات برگه شمارش انبار روی گزینه “امیپورت اطلاعات از طریق اکسل” کلیک کنید. در قسمت انتخاب فایل، اکسل خود را انتخاب نموده و برای هر فیلد، ستون مورد نظر در اکسل را مشخص کنید.

برگه تولید اتوماتیک برگه تعدیل تعدادی

پس از شمارش انبار در روش اول انبارگردانی، کاربر باید اقدام به صدور برگه تعدیل به صورت اتوماتیک نماید. برای همین کاربر از قسمت انباگردانی باید روی برگه تولید اتوماتیک برگه تعدیل تعدادی کلیک کند. در پنجره زیر پس از انتخاب انبار، دسته بندی، وضعیت و شمارش انجام شده، به صورت اتوماتیک موجودی بازرگانی انبار انتخابی با موجودی ثبت شده در برگه شمارش انبار یکسان می گردد. با فعال کردن تیک گزینه “استفاده ازآخرین شمارش کالا” ، فیلد مربوط به “انتخاب شمارش” غیر فعال می گردد و به صورت اتوماتیک آخرین برگه شمارش مربوط به کالا به عنوان مرجع در نظر گرفته می شود.

فعال نمودن گزینه “فقط کالاهای شمارش شده” به این معنا می باشد که فقط کالاهایی که در برگه شمارش انبار مربوطه ثبت شده است، در برگه تعدیل لحاظ شود. و تاثیری بروی سایر کالاها نداشته باشد. در صورتیکه تیک فقط کالاهای شمارش شده فعال نباشد سیستم بر اساس برگه های شمارش، کالاها را اصلاح و در صورتیکه که کالایی در برگه های شمارش وجود نداشته باشد، موجودی آن را در برگه تعدیل صفر میکند. شرایط انتخاب این امکان را به کاربر میدهد که بتواند انتخاب کند تنها موجودی های منفی تعدیل شود یا موجودی های مثبت و یا به صورت همزمان کسرو اضافه های انبار تعدیل گردد.

با کلیک بر روی گزینه تولید برگه تعدیل، یک برگه تعدیل تعدادی صادر شده و موجودی بازرگانی سیستم به موجودی ثبت شده در برگه شمارش انبار می رساند. برای صدور سند حسابداری نیز حتما باید از منوی ابزار، به روزرسانی انبار و به روز رسانی اسناد اجرا گردد.

• رسید و حواله انبار تعدیل

هنگام ثبت برگه تعدیل، به صورت اتوماتیک یک برگه ی حواله تعدیل (به میزان کالاهایی که منفی شده یعنی تعداد واقعی کمتر از موجودی بازرگانی بوده است.) و یک برگه رسید تعدیل (به میزان کالاهایی که مثبت شده یعنی تعداد واقعی بیشتر از موجودی بازرگانی بوده است.) صادر می گردد. لازم به ذکر است چنانچه کاربر به صورت مستقیم رسید انبار تعدیل و یا حواله انبار تعدیل را صادر کند، تنها موجودی انبار کالای مربوطه افزایش و یا کاهش می یابد بدون آنکه تاثیری بر موجودی بازرگانی داشته باشد. در مقاله “مغایرت بین موجودی انبار و بازرگانی” به صورت مفصل در این رابطه توضیحاتی ارائه شده است.

برگه ثبت تعدیل تعدادی انبار

برگه ثبت تعدیل تعدادی انبار یکی دیگر از برگه های انبارگردانی در نرم افزار آرپا می باشد. این برگه در روش اول انبارگردانی، با اجرای تولید برگه اتوماتیک تعدیل تعدادی، به صورت اتوماتیک صادر می شود. کاربر در آن برگه می تواند کالاهایی که موجودی آنها کسر شده را با علامت منفی در کنار تعداد کسر شده و کالاهایی که موجودی آنها افزایش یافته را با علامت مثبت در کنار تعداد افزایش یافته مشاهده کند. لازم است اشاره کنم برای تمامی کالاها با تعداد منفی حواله انبار تعدیل و برای کالاها با تعداد مثبت رسید انبار تعدیل نیز صادر می گردد.

در روش دوم انبارگردانی در نرم افزار آرپا، کاربر می تواند در این برگه به صورت مستقیم موجودی کالاهای خود را کم یا زیاد کند. در این برگه ابتدا انبار مربوطه در فیلد انبار انتخاب می گردد. پس از آن در فیلد کد کالا، کالاهای مربوطه سرچ و مشخص می شوند. حال اگر قصد دارید موجودی کالا کاهش یابد، تعداد مورد نظر خود را با علامت منفی (_) و اگر قصد دارید موجودی کالا افزایش یابد، تنها تعداد مورد نظر خود را بدون علامت در فیلد تعداد اصلی وارد کنید.

برگه تعدیل ریالی انبار

تعدیل ریالی به معنای به روزرسانی ارزش ریالی کالاها تحت تاثیر تورم در اقتصاد کشور می باشد. در نرم افزار آرپا قابلیت ثبت تعدیل ریالی نیز وجود دارد. لازم به ذکر است تعدیل ریالی باید با تایید مدیریت و در حضور کارشناس مالی صورت گیرد. برای تعدیل ریال کالاها در این برگه، ابتدا انبار و کالای مورد نظر خود را انتخاب کنید. پس از آن باید در فیلد مبلغ کل، ریال مورد نظر خود را وارد کنید تا به نسبت موجودی کالا بهای تمام شده آن افزایش یابد. به عنوان مثال اگر قصد دارید بهای واحد کالای خود را از عدد 100.000.000 ریال به عدد 150.000.000 ریال تغییر دهید و موجودی بازرگانی کالا در این لحظه  20 عدد می باشد، باید در فیلد مبلغ کل عدد  1.000.000.000 ریال وارد شود. (500.000.000*20)

گزارش شمارش انبار

گاهی ممکن است مدیریت قبل از تعدیل تعدادی موجودی انبار، بخواهد از میزان کسری و اضافی مطلع باشد. به همین جهت کاربر می تواند گزارش شمارش انبار را در اختیار مدیریت قرار دهد. در این گزارش کاربر می تواند ضمن مشاهده موجودی تعدادی و ریالی جاری، موجودی تعدادی و ریال تا تاریخ شمارش مشخص نماید. همچنین می تواند آخرین بهای تمام شده هر کالا را مشاهده نماید در ستون مغایرت اختلاف بین موجودی شمارش شده با موجودی سیستم گزارش می گردد. که مدیریت می تواند تصمیم به تایید مغایرت و صدور برگه تعدیل یا پیگیری لازم جهت بررسی بیشتر مغایرت ها بگیرد.

نتیجه گیری

انبارگردانی از جمله مهمترین رویدادهای موجود در یک شرکت می باشد. که بسته به نیاز و سیاست شرکت در بازه های زمانی مختلف انجام می گیرد. تا موجودی کالا در انبارها به روز باشد. در نرم افزار حسابداری آرپا یک فرآیند کامل جهت انباگردانی طراحی شده است. لازم به ذکر است چنانچه موجودی واقعی کالا و موجودی بازرگانی در سیستم یکسان نباشد، جهت تعدیل تعدادی نیاز به تایید مدیریت می باشد. برای مشاهده آموزش های دیگر نرم افزار ارپا به صفحه آموزش نرم افزار حسابداری آرپا مراجعه کنید.