دبیرخانه در نرم افزار آرپا یکی از زیر سیستم های کاربردی می باشد. که مجموعه های مختلف با تهیه این زیر سیستم می توانند به ثبت و بایگانی نامه های خود بپردازند. با توجه به مکانیزه شدن اکثر فعالیت های سازمانی و اداری شرکت ها، وجود یک زیر سیستم جامع جهت ثبت و بایگانی نامه های اداری از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. در نرم افزار حسابداری آرپا زیر سیستمی تحت عنوان دبیرخانه طراحی و تعبیه شده است. که کاربران می توانند تمامی نامه های وارده، صادره و یا حتی نامه های داخلی خود را ثبت و بایگانی نمایند. در ادامه با برخی از امکانات موجود در زیر سیستم دبیرخانه آشنا می شوید.
امکانات موجود در زیرسیستم دبیرخانه آرپا
همانطور که پیشتر اشاره شد، زیر سیستم دبیرخانه یکی از زیر سیستم های کاربردی در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. که کاربران می توانند تمامی نامه های دریافتی و ارسالی خود را به شیوه مناسب بایگانی نمایند. از امکانات ویژه در این زیر سیستم می توان به موارد زیر اشاره نمود:
امکان ایجاد چارت سازمانی
در زیر سیستم دبیرخانه، کاربران می توانند چارت سازمانی خود را در فرم مربوطه تعریف نمایند. در این چارت سازمانی یک شخص می تواند در چارت های مختلف و در پست های متفاوت تعریف گردد. از دیگر قابلیت های چارت سازمانی، امکان تعریف دسترسی های مختلف، از قبیل مختمومه کردن نامه ها، ثبت نامه، حذف ضمائم و … به تفکیک کاربران می باشد. لازم به ذکر است علاوه بر دسترسی های ذکر شده، به هر شخص در یک چارت سازمانی می توان، دفتر بایگانی، اندیکاتور، گردش نامه و تقویم مربوطه را تخصیص دهیم.
ایجاد گردش برای یک نامه
یکی دیگر از امکانات زیر سیستم دبیرخانه امکان ایجاد گردش نامه از فرم مربوطه و ارجاع نامه به واحد های مربوطه می باشد. به عنوان مثال فرض کنید برخی از نامه های داخلی از قبیل نامه مرخصی باید طی چند مرحله از سمت پرسنل مربوطه صادر شود. و پس از تائید توسط اشخاص مختلف از قبیل مدیر واحد مربوطه، بخش واحد اداری و در نهایت با تائید مدیریت مجموعه، نامه تائید مرخصی به پرسنل مربوطه ارجاع گردد. همانطور در مثال فوق ذکر شد، این نامه دارای گردش در چند مرحله می باشد که کاربران می توانند پس از تعریف گردش نامه ها، با ثبت نامه آن را به شخص مربوطه ارجاع دهند. تا درکارتابل شخص قابل مشاهده و پیگیری باشد. لازم به ذکر است امکان برگشت نامه به شخص مربوطه در ارجاعات نیز وجود دارد.
امکان استفاده از تقویم در دبیرخانه آرپا
تقویم در زیر سیستم دبیرخانه از امکانات ویژه در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. کاربران می توانند در بخش تقویم تمامی رویدادهای خود را به صورت روزانه ثبت نماید. همچنین امکان ایجاد زمان یادآوری نیز وجود دارد. در کنار ثبت رویدادهای روزانه، هفتگی و ماهانه کاربر می تواند در گزارش های مختلف به تمامی این رویدادها دسترسی داشته باشد. و یا به تفکیک پست، تفکیک شخص و همچنین به تفکیک واحد گزارش تقویم کاری پرسنل را مشاهده نمود.
گزارشات موجود در زیر سیستم دبیرخانه
در زیرسیستم دبیرخانه آرپا گزارشات مختلفی جهت بررسی نامه ها وجود دارد. این گزارشات می توانند به تفکیک ثبت نامه به تفکیک اندیکاتور، به تفکیک گردش و به تفکیک دبیرخانه مشاهده نماید. همچنین گزارشات نامه های ارجاع شده به تفکیک پست و به تفکیک واحد نیز قابل بررسی و پیگیری می باشند. از دیگر مزایای زیر سیستم دبیرخانه، امکان بایگانی نامه ها به صورت کلی و یا به صورت شخصی می باشد.