زیر سیستم خرید خارجی در آرپا یکی از زیر سیستم های کاربردی می باشد. برخی از شرکت ها ممکن است در زمینه واردات مواد اولیه یا محصول از کشورهای خارجی فعالیت داشته باشند. چنین شرکت هایی نیاز به ثبت اطلاعات خرید خود در تمامی مراحل به صورت دقیق دارند.
مراحل ثبت یک سفارش خرید خارجی
تمامی شرکت ها در فرآیند خرید خارجی مراحل متعددی را از زمان درخواست سفارش خرید تا زمان دریافت کالا پیشرو دارند. یکی از نقاط قوت نرم افزار حسابداری آرپا ، امکان ثبت تمامی مراحل به صورت مجزا در زیر سیستم خرید خارجی می باشد. که در ادامه به صورت مفصل مراحل شرح داده شده است.
معرفی سفارش خارجی
ابتدا کاربر می بایست سفارش خرید خارجی خود را در برگه معرفی سفارشات خارجی ثبت نماید. این معرفی شامل کد، نام سفارش و شخص تامین کننده می باشد. در نرم افزار آرپا جهت تهیه گزارشات بهتر و تفکیک هزینه های سفارشات می توان برای هر سفارش یک مرکز مجزا تعریف کنیم. و به حساب های سفارشات خارجی از قبیل هزینه گمرک، هزینه حمل وسایر حساب های مرتبط با سفارشات خارجی لینک دهیم. در برگه معرفی سفارشات خارجی می توان مرکز تعریف شده را به صورت پیش فرض انتخاب نماییم.
پرداخت بابت سفارشات ثبت شده
پس از ثبت و معرفی سفارش خارجی، مجموعه برای ارسال کالا از سمت تامین کننده، حمل آن و در نهایت تحویل کالا هزینه هایی را پرداخت می نماید. تمامی این پرداخت که می تواند شامل هزینه گمرک، هزینه حمل کالا از مبدا، هزینه بارگیری، هزینه تخلیه و سایر هزینه ها باشد. باید به صورت کامل در برگه پرداخت بابت سفارشات خارجی ثبت گردد.
لازم به ذکر است تمامی پرداخت های انجام شده در نهایت پس از تبدیل سفارش خارجی به فاکتور خرید خارجی به عنوان اضافات و کسورات خرید اضافه می گردد. و بر روی بهای تمام شده کالا تاثیر خود را اعمال می نماید.
ثبت برگه خرید خارجی
در نهایت کاربر پس از تحویل کالا در مقصد باید اقدام به ثبت فاکتور خرید خارجی نماید. تا به این ترتیب موجودی کالاهای وارداتی به سیستم ثبت گردد. در نرم افزار حسابداری آرپا روال کامل خرید خارجی پیش بینی شده است. به عبارت دیگر کاربر می تواند قبل از ثبت فاکتور خرید، از برگه های دیگری از قبیل استعلام قیمت خرید خارجی، سفارش خرید خارجی و … استفاده نماید.
امکانات زیر سیستم خرید خارجی
- دریافت گزارشات متنوع و کاربردی از سفارشات خارجی
- امکان دریافت گزارشات کامل از اعتبار اسنادی و جزئیات کامل آن
- وجود کدینگ کامل با تمامی سرفصل های مورد نیاز جهت ثبت سفارشات خارجی
- امکان گشایش اعتبار اسنادی جهت سفارشات خارجی در زیر سیستم خرید خارجی آرپا
- دریافت گزارشات مختلف از هزینه ها و پرداخت های انجام شده بابت سفارشات خارجی
- امکان دریافت گزارشات متنوع از سفارشات خرید خارجی به صورت کلی و یا تفکیک شده
- امکان استفاده از فرم پیگیری مطالبات توسط تحصیلدار و همچنین بررسی گزارشات فاکتورهای تسویه شده توسط تحصیلدار
- برقراری ارتباط مستقیم بین زیر سیستم های انبارداری، حسابداری، فروش و امکان انجام عملیات ها به صورت اتوماتیک در زیر سیستم خرید خارجی
- امکان ثبت پیش فاکتور خرید، سفارش خرید همراه با مبلغ ارز و تعیین مبلغ ارز در زیر سیستم خرید خارجی به صورت تفکیک شده