آشنایی با فرآیند کامل فروش آرپا
آشنایی با فرآیند کامل فروش آرپا از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد. در زیر سیستم فروش نرم افزار آرپا و همچنین زیر سیستم انبارداری برگه های مختلفی برای طراحی فرآیند فروش در اختیار کاربران قرار گرفته است. با توجه به سیاست شرکت و نیازهای مدیریت می توانند از این برگه ها جهت ایجاد یک فرآیند استاندارد برای فروش شرکت استفاده کنند. در این مقاله قصد داریم به برگه های موجود در زیر سیستم فروش اشاره کنیم و یک فرآیند استاندارد را شرح دهیم. هر شرکت می تواند بسته به نیاز خود از این برگه ها استفاده و فرآیند دلخواه خود را ایجاد نماید. با ما همراه باشید.
برگه سفارش فروش در نرم افزار آرپا
در مقاله آشنایی با فرآیند کامل فروش آرپا، اولین برگه ای قصد توضیح آن را داریم برگه سفارش فروش می باشد. برگه سفارش فروش در زیر سیستم فروش قرار دارد. صدور این برگه تاثیری بر موجودی کالا در انبار و یا مانده حساب مشتری ندارد. به عبارتی دیگر برای این برگه سند حسابداری صادر نمی شود. اما امکان ثبت برگه دریافت به عنوان پیش دریافت وجه بر روی این برگه وجود دارد. اگر قصد دریافت بر روی سفارش فروش یا پیش فاکتور فروش دارید، می توانید از طریق امکانات برگه، گزینه “صدور دریافت/پرداخت پیشرفته” را انتخاب کنید.
از این برگه می توان در فرآیند کامل فروش آرپا برای ثبت سفارش مشتری استفاده نمود. به عنوان مثال در بازاریابی تلفنی، حضوری و یا در تماس مستقیم مشتری با شرکت کاربر می تواند سفارش دریافتی خود از مشتری را در برگه سفارش فروش ثبت نماید تا به صورت سیستمی در اختیار داشته باشد.
برگه پیش فاکتور فروش در نرم افزار آرپا
در روند آشنایی با فرآیند کامل فروش در آرپا، پس از برگه سفارش فروش به پیش فاکتور فروش برمیخوریم. این برگه دقیقاً مشابه سفارش فروش می باشد. به این صورت که برای این برگه سند حسابداری صادر نمی گردد. در نتیجه تاثیر بر موجودی کالا و یا مانده حساب مشتری در سیستم ندارد. ولی از سویی دیگر امکان ثبت برگه دریافت به عنوان پیش دریافت بابت فروش کالا بر روی این برگه وجود دارد.
کاربر پس از ثبت سفارش مشتری در برگه سفارش فروش، میتواند با استفاده از عطف، از برگه پیش فاکتور برای ثبت آنچه شرکت می تواند برای مشتری خود تامین نماید، استفاده کند. لازم به ذکر است استفاده از برگه پیش فاکتور و سفارش فروش می تواند به مدیران و مسئولان فروش شرکت از بابت مواردی که مشتریان از آنها درخواست داشته اند ولی به هر دلیل امکان تامین آن وجود نداشته کمک نماید. به عبارت دیگر کاربر می تواند به کمک گزارش عطف های ناقص به این اطلاعات دست یابد.
برگه حواله انبار فروش در زیر سیستم انبارداری
برگه حواله انبار فروش یکی از مهمترین برگه هایی می باشد که در فرآیند فروش حتماً باید توسط کاربر صادر شود. این برگه ماهیت خروجی دارد و با صدور آن موجودی انبار کالا در سیستم کاهش می یابد. پس از تایید مشتری و در زمان خروج کالا از انبار، کاربر باید برگه حواله انبار فروش را از برگه پیش فاکتور عطف بگیرد. لازم به ذکر است صدور برگه حواله انبار فروش می تواند به صورت اتوماتیک و با صدور فاکتور فروش نیز صورت گیرد.
برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری برای تکمیل فرآیند فروش
در زیر سیستم انبار برگه های کنترلی دیگری نیز وجود دارد که کاربر می تواند قبل و یا بعد از صدور حواله انبار فروش، از آنها استفاده نماید تا فرآیند فروش به صورت کامل و سیستمی طی شود. از جمله این برگه ها می توان به مجوز حواله انبار فروش و یا برگه خروج نگهبانی اشاره کرد. برگه مجوز حواله انبار فروش می تواند به عنوان تاییدیه مدیر فروش و یا مدیریت مبنی بر خروج کالا از انبار صادر گردد. برگه خروج نگهبانی نیز برای تاییدیه مسئول انبار و یا نگهبانی جهت خروج کامل و کنترل کالا از شرکت و یا کارخانه صادر می گردد. این برگه ها تاثیری بر سیستم نخواهند داشت. چنانچه با برگه های کنترلی در زیر سیستم انبار آشنایی ندارید می توانید مقاله “برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا” را مطالعه کنید.
صدور فاکتور فروش در آرپا
در نهایت پس از خروج کالا و ارسال آن برای مشتری کاربر می تواند فاکتور فروش خود را صادر نماید. صدور فاکتور فروش آخرین مرحله در فرآیند فروش می باشد که با صدور آن هم مانده حساب مشتری به روز شده، هم موجودی بازرگانی کالا در انبار کاهش می یابد. لازم به ذکر است برای صدور کامل سند حسابداری این برگه، چنانچه روش حسابداری موجودی کالای شما به صورت دائمی می باشد، حتماً باید به روزرسانی انبار و به روزرسانی اسناد از طریق منوی ابزار اجرا گردد.
امکان رزرو کالا در برگه ها
یکی از امکانات موجود در برگه های سفارش فروش و پیش فاکتور فروش، امکان رزرو موجودی کالا می باشد. به این صورت که با استفاده از این امکان کاربر می تواند موجودی کالای ثبت شده در این برگه ها را به صورت رزرو درآورد که در این حالت موجودی کالا کاهش می یابد. برای آشنایی با فرآیند رزرو کالا و تنظیمات آن مقاله رزرو کالا را مطالعه نمایید.
نحوه صدور برگه ها در فرآیند کامل فروش
لازم به ذکر است برای رعایت فرآیند فروش کافیست از امکان معرفی عطف و ارتباط بین برگه ها در نرم افزار آرپا استفاده نمایید. به نحوی که شما در این برگه کافیست تعیین کنید کدام برگه به عنوان برگه اول باید از روی برگه دوم صادر شود. به عنوان مثال تعیین کنید برگه پیش فاکتور فروش از روی برگه سفارش فروش صادر گردد. در این حالت تنها کاربر در برگه سفارش فروش اطلاعات را به صورت دستی وارد می کند. و همان اطلاعات به صورت دقیق با استفاده از فرآیند عطف به برگه پیش فاکتور فروش و یا سایر برگه های مراحل بعد در فرآیند فروش منتقل می گردد. برای ثبت دستی اطلاعات در یک برگه مثل سفارش فروش می توانید مقاله ثبت برگه فروش در آرپا را مطالعه کنید و مطابق آن عمل کنید.
نتیجه گیری
داشتن یک فرآیند استاندارد فروش در هر شرکت بسیار الزامی می باشد. با استفاده از این فرآیند، کنترل مدیران شرکت و مسئولان فروش بر فرآیند فروش، کالا و مشتریان خود بیشتر شده و با استفاده از گزارشات متنوعی که در مراحل مختلف از فرآیند فروش در اختیار خواهند داشت.، میتوانند برنامه ریزی های موثرتری را در جهت ارتقا میزان فروش و در نتیجه سود شرکت ارائه دهند. با توجه به نکات ذکر شده در مقاله آشنایی با فرآیند کامل فروش آرپا، می توانید روند دلخواه خود را پیاده سازی کنید.
دیدگاه ها