تفاوت سیستم حسابداری ادواری و دائمی

سیستم حسابداری ادواری و دائمی دو روش مهم در علم حسابداری می باشند. که جهت حسابداری موجودی کالا در نظر گرفته می شوند. موجودی کالا یکی از مهمترین دارایی های یک شرکت می باشد. که می تواند به صورت مستقیم در ترازنامه و به صورت غیر مستقیم ( محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته ) در صورت سود و زیان تاثیر خود را اعمال نماید. در این مقاله آرمان حساب ضمن معرفی کامل روش های ادواری و دائمی و کاربرد آنها قصد دارد به تفاوت سیستم حسابداری ادواری و دائمی در اسناد صادر شده هنگام ثبت فاکتورهای خرید و فروش بپردازد.

حسابداری موجودی کالا

همانطور که پیشتر عنوان شد موجودی کالا یکی از مهمترین دارایی های یک مجموعه می باشد. که طی یک سال مالی گردش بالایی خواهد داشت. با توجه به اهمیت تاثیر موجودی کالا در صورت های مالی شرکت، حساسیت بروی محاسبات آن بالا می باشد. جهت انجام حسابداری موجودی کالا از دو روش مرسوم به شرح ذیل استفاده می گردد.

 1) روش دائمی

 2) روش ادواری

سیستم حسابداری دائمی موجودی کالا

در سیستم دائمی، موجودی کالا باید در طول سال مالی مرتب به روز گردد. و سوابق آن به صورت کامل نگهداری شود. به عبارتی دیگر در سیستم دائمی حساب موجودی کالا با هر بار خرید و فروش تحت تاثیر قرار می گیرد. و علاوه بر موجودی کالا از لحاظ تعدادی، باید موجودی ریالی کالا نیز به روز یا عبارتی سند حسابداری صادر گردد.

سیستم دائمی برای تمامی شرکت ها با هر نوع محصول و کالایی کاربرد دارد. ولی در سیستم های تولیدی یا بازرگانی که ارزش کالا بیشتر می باشد اهمیت بیشتری دارد.

سیستم حسابداری ادواری موجودی کالا

درسیستم ادواری، نیازی به نگهداری سوابق موجودی کالا در طول سال مالی نمی باشد. و در طی فرآیند خرید و فروش حساب موجودی کالا تغییر نمی کند. همچنین موجودی ریالی کالا نیز در طول سال مالی به روز نمی گردد. بلکه در پایان سال یک مرتبه موجودی کالا شمارش شده و موجودی ریالی نیز معادل آن ثبت می گردد. سیستم ادواری در موسسات بازرگانی از قبیل خواروبار، مواد غذایی و… که ارزش ریالی کالا کمتر می باشد می تواند کاربرد داشته باشد.

تفاوت سیستم ادواری و دائمی

در حسابداری سیستم ادواری و دائمی اختلاف هایی وجود دارد. که در ادامه به برخی از این موارد اشاره می کنیم.

ثبت فاکتورهای خرید، مرجوع از خرید

در سیستم ادواری هنگام خرید حساب هایی از قبیل خرید و تخفیفات، برگشت از خرید و تخفیفات تحت تاثیر قرار می گیرند. با این تفاوت که در سیستم دائمی به هیچ عنوان سر فصل هایی از قبیل خرید و تخفیفات و برگشت از خرید و تخفیفات وجود ندارد. و حساب موجودی کالا تحت تاثیر قرار می گیرد.

به عبارتی دیگر چنانچه سیستم حسابداری موجودی کالا در شرکتی به صورت ادواری باشد هنگام خرید کالا، حساب خرید بدهکار و حساب بستانکاران تجاری بستانکار می گردد. و هنگام برگشت خرید، حساب بستانکار، حساب برگشت از خرید و تخفیفات می باشد. ولی هنگام ثبت خرید و مرجوعی در سیستم دائمی، حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار می گردد.

ثبت فاکتورهای فروش، مرجوع از فروش

همان طور که پیشتر گفتیم در سیستم دائمی باید موجودی ریالی کالا نیز به همراه موجودی تعدادی کالا در هر خروج به روز گردد. به همین دلیل در سیستم حسابداری دائمی علاوه بر حساب فروش، حساب هایی از قبیل موجودی کالا و بهای تمام شده کالای فروش رفته نیز تحت تاثیر قرار می گیرند. ولی در سیستم ادواری تنها حساب فروش بستانکار می گردد. به عبارت دیگر در سیستم دائمی هنگام ثبت فاکتور فروش حساب بدهکاران تجاری و بهای تمام شده کالای فروش رفته بدهکار می گردد. و حساب فروش و موجودی کالا بستانکار می گردد. در حالیکه در سیستم ادواری تنها حساب بدهکاران تجاری بدهکار و فروش بستانکار می گردد.

محاسبه بهای تمام شده کالا

در سیستم حسابداری دائمی با هر بار ورود کالا به انبارها، بهای تمام شده کالا به روز می گردد. ولی در روش ادواری بهای تمام شده کالا در پایان دوره مالی محاسبه می گردد.

روش های تعیین بهای تمام شده در موجودی کالا

جهت محاسبه بهای تمام شده کالا در سیستم های ادواری و دائمی روش های مختلفی وجود دارد. که در این قسمت به صورت مختصر به این موارد اشاره می کنیم. لازم به ذکر است چنانچه قصد مطالعه بیشتر در این زمینه دارید می توانید به مقاله ارزیابی موجودی کالا مراجعه نمایید.

روش های محاسبه بهای تمام شده عبارتند از:

روش فایفو (روش اولین ورودی _ اولین خروجی)

در این روش اولین کالای خریداری شده به عنوان اولین کالای فروش رفته محسوب می شود. و محاسبه بهای تمام شده بر اساس قدیمی ترین نرخ قیمت های خرید می باشد.

روش لایفو (روش آخرین ورودی _ آخرین خروجی)

در این روش آخرین کالای خریداری شده به عنوان اولین کالای فروش رفته به حساب می آید. و جهت محاسبه بهای تمام شده آخرین نرخ خرید کالاها در نظر گرفته می شود.

روش میانگین

روش میانگین به دو صورت میانگین ثابت و موزون به کار گرفته می شود. که به صورت کلی در این روش، میانگین  نرخ ورودی ها محاسبه شده. و به عنوان بهای تمام شده کالای فروش رفته در نظر گرفته می شود.

روش شناسایی ویژه

در این روش هر کالا به صورت کاملا انحصاری ردیابی می شود. این روش برای شرکت هایی کاربرد دارد که تمامی کالاهای آنها دارای قابلیت ردیابی داشته باشند. و از لحاظ ریالی کالاها دارای ارزش بالایی باشند.

روش های حسابداری موجودی کالا در نرم افزار حسابداری آرپا

در نرم افزار حسابداری آرپا هر مجموعه ای می تواند بسته به نوع کالا و سیاست خود یکی از دو روش حسابداری موجودی کالا به صورت ادواری و یا دائمی را انتخاب نماید. همچنین می توان روش محاسبه بهای تمام شده خود را نیز از میان روش های میانگین موزون متحرک و میانگین موزون ثابت انتخاب نماید. روش های فایفو و شناسایی ویژه نیز دو روش دیگری هستند که به درخواست مشتری امکان فعالسازی آن در نرم افزار آرپا وجود دارد.

لازم به ذکر است روش لایفو به دلیل کمتر محاسبه نمودن سود مجموعه، مورد قبول و تایید اداره دارایی نمی باشد در نتیجه در نرم افزارهای حسابداری نیز این روش وجود ندارد.

یکی از امکانات ویژه در نرم افزار حسابداری آرپا روش میانگین موزون ثابت-سریال می باشد. که در این روش حتما کالا باید دارای سریال باشند. تا بتوان به صورت میانگین موزون ثابت بهای کالای فروش رفته را محاسبه نماید.

لازم به ذکر است در تنظیمات نرم افزار آرپا باید متناسب با روش حسابداری موجودی کالا، روش ثبت سند بهای تمام شده را نیز اتخاذ نمود.

نتیجه گیری

هر شرکت بسته به سیاست و نوع کالای خود می تواند یکی از دو روش دائمی و یا ادواری را برای محاسبه موجودی کالا انتخاب نماید. یکی از مهمترین تفاوت های روش های ادواری و دائمی در سر فصل های متفاوت این دو روش در ثبت فاکتورهای خرید و فروش می باشد. در روش دائمی موجودی کالا و بهای تمام شده کالا مرتب در طول سال مالی به روز می گردد. ولی در روش ادواری موجودی کالا یک بار در پایان سال مالی محاسبه می شود. و بهای تمام شده کالا به میزان موجودی محاسبه و ثبت می گردد.