ثبت پرداخت در نرم افزار آرپا

ثبت پرداخت در نرم افزار آرپا یکی از مواردیست که آموزش آن برای یک حسابدار در زمان کار با این نرم افزار حسابداری الزامی می باشد. امکان ثبت پرداخت به صورت نقد و چک از طریق زیر سیستم خزانه داری آرپا در دسترس می باشد. و موسسات و شرکت ها در برابر گرفتن خدمات یا خرید محصولات، وجوه نقد یا اسنادی را پرداخت می کنند. لذا حسابداران موظف هستند که عملیات پرداخت را به موقع ثبت کنند. تا بتوانند گزارشات کاملی از گردش طرف حسابها، مانده اشخاص و یا گردش بانک ها در اختیار داشته باشند. در این مقاله قصد داریم نحوه ثبت پرداخت در نرم افزار آرپا را به طور کامل شرح دهیم.

برگه ثبت پرداخت در نرم افزار آرپا

برگه پرداخت در زیر سیستم خزانه داری در اختیار کاربر قرار دارد. برای ثبت یک پرداخت، ابتدا کاربر باید دسته بندی خود را انتخاب کند. چنانچه به کاربرد دسته بندی برگه آشنایی ندارید به مقاله معرفی دسته بندی و وضعیت برگه مراجعه کنید. در فیلد طرف حساب، باید شخصی که وجه نقد یا چک به وی پرداخت شده را انتخاب کنید و در فیلد تاریخ، تاریخ پرداخت را ثبت نمایید. بخش بالای برگه پرداخت مربوط به نحوه پرداخت و اطلاعات بانکی می باشد و به عبارت دیگر این بخش سمت بستانکار برگه پرداخت را مشخص می کند. بخش پایین برگه پرداخت نیز سمت بدهکار سند حسابداری را تعیین می کند.

روش های مختلف ثبت پرداخت جهت تسویه فاکتورها

در فیلد “نوع” موجود در گرید بالای برگه پرداخت، روش های مختلفی جهت ثبت پرداخت و تسویه فاکتورها در نرم افزار حسابداری آرپا وجود دارد. این روش ها شامل نوع نقدی، چکی و حالت انتخابی می باشد. در ادامه در مورد هر یک از این روش ها توضیحاتی ارائه می گردد.

• روش نقدی

چنانچه وجه پرداختی به شخص به صورت مستقیم از حساب بانکی شرکت برداشت شده است، باید نوع نقدی در این فیلد انتخاب شود. در این حالت فیلدهای مربوط به چک از قبیل عملیات چک، تاریخ سررسید و شماره چک غیرفعال می گردد. با انتخاب نوع نقدی کاربر می تواند حساب بانکی، صندوق و یا حساب تنخواه مورد نظر را در فیلد “حساب” انتخاب کند. مبلغ پرداختی نیز در فیلد “مبلغ” وارد می گردد. لازم به ذکر است کاربر می تواند شماره فیش، شماره دستور و یا اطلاعات مورد نظر خود را به صورت اختیاری در فیلدهای مربوطه وارد نماید.

• روش چک

اگر چک یا سفته به طرف حساب خود پرداخت کرده اید، در فیلد نوع گزینه “چک” را انتخاب کنید. با انتخاب نوع چک، ابتدا کاربر باید در فیلد “عملیات چک“، نوع عملیات پرداخت چک را انتخاب نماید. عملیات چک پرداختی می تواند شامل خرج چک و یا پرداخت چک باشد.

1. خرج چک

خرج چک، مربوط به چک های دریافتی از مشتریان می باشد که به طرف حساب خود پرداخت کرده اید. اصطلاحاٌ به این چک ها، چک های خرج شده می گویند. با انتخاب گزینه “خرج چک” در فیلد شماره چک، لیست چک هایی که در وضعیت دریافتی هستند به شما نمایش داده می شود. با انتخاب چک مورد نظر سایر فیلدهای مربوط به چک به صورت اتوماتیک تکمیل می گردد.

2. پرداخت چک

گزینه پرداخت چک زمانی استفاده می شود که کاربر از دسته چک شرکت، چکی را به تامین کننده خود پرداخت کند. برای اینکه کاربر امکان پرداخت چک از دسته چک خود را داشته باشد، حتما باید ابتدا چک مورد نظر را صادر نماید. برای صدور چک بر روی گزینه صدور چک در برگه پرداخت کلیک کنید، یا از طریق منوی عملیات چک، عملیات چک پرداختنی به تب صدور چک مراجعه نمایید. چنانچه با نحوه صدور چک آشنایی ندارید مقاله عملیات چک پرداختنی در آرپا را مطالعه کنید.

پس از صدور چک، در فیلد شماره چک، چکهایی که در وضعیت صادر شده هستند به شما نمایش داده می شوند. با انتخاب چک، سایر فیلدهای مربوط به آن از قبیل سری چک، تاریخ سر رسید ، وجه و نام بانک به صورت اتوماتیک از قسمت صدور چک تکمیل می گردد.

3. پرداخت چک روز

در نرم افزار آرپا امکان پرداخت چک روز هم وجود دارد. چنانچه از طریق منوی تنظیمات، در برگه تنظیمات و در تب چک/خزانه، تیک گزینه “چک پرداختی با احتساب … روز مانده به تاریخ سررسید، چک روز در نظر گرفته شود” فعال گردد. در کادر عملیات چک برگه پرداخت، گزینه سومی به نام “پرداخت چک روز” اضافه می شود. با انتخاب این گزینه به محض ثبت برگه پرداخت، پاس شدن آن نیز صادر می گردد. لازم به ذکر است در تنظیمات چک روز در کادر جای خالی کاربر می تواند تعداد روزهای مربوط به چک روز را تنظیم کند.

• روش انتخابی

درحالت انتخابی مبلغ پرداختی به صورت مستقیم از حساب شرکت برداشت نمی شود و کاربر می تواند حساب سمت بستانکار را در برگه پرداخت به دلخواه در فیلد “کد حساب” انتخاب نماید. گاهی اوقات ممکن است مشتری مبلغی را به صورت مستقیم به حساب بانکی تامین کننده شما پرداخت کند. برای ثبت چنین پرداخت هایی می توانید در فیلد کد حساب، حساب پیش دریافت بابت فروش را انتخاب و در فیلد “طرف حساب“، مشتری خود را وارد کنید. در این حالت حساب پیش دریافت بستانکار شده و با حساب پرداختنی تامین کننده تهاتر می گردد. در مرحله بعد در برگه دریافت با اعمال پیش دریافت بابت فروش امکان تسویه فاکتور فروش مشتری هم فراهم می گردد.

گرید دوم دربرگه پرداخت آرپا

گرید دوم در برگه پرداخت اصولا حساب سمت بدهکار سند حسابداری را مشخص می کند. که البته بسته به نوع آن می تواند متفاوت باشد. در گرید دوم و بین دو بخش برگه پرداخت فیلدها و گزینه هایی وجود دارد که در ادامه به کاربرد آنها اشاره می کنیم.

• ردیف تراز (Alt+B)

با کلیک بر روی گزینه ردیف تراز، چنانچه در قسمت بالا اطلاعات و مبلغ پرداختی وارد شده باشد، در گرید دوم یک ردیف از نوع “پرداخت متفرقه فروشنده” ایجاد می گردد. و در فیلد مبلغ همان مبلغی که در بخش بالا ثبت شده، وارد می گردد. در نوع پرداخت متفرقه فروشنده و یا کلیک بر روی گزینه ردیف تراز در برگه پرداخت، حساب پرداختنی تجاری بدهکار می گردد. لازم به ذکر است که اصولا استفاده از ردیف تراز به این دلیل که کاربر نمیتواند فاکتورهای خرید تامین کننده خود را تسویه نماید، پیشنهاد نمی گردد.

• دوره های مالی

در فیلد دوره مالی می توانید سال مالی خود را انتخاب کنید. در نرم افزار آرپا این امکان فراهم شده است که کاربر فاکتورهای تسویه نشده دوره های مالی قبل را فراخوانی و تسویه نماید. برای این کار باید دوره مالی مربوطه جهت فراخوانی برگه های تسویه نشده انتخاب گردد.

• فراخوانی برگه ها

با کلیک بر روی فراخوانی برگه ها کاربر در قسمت پایین به تمامی برگه های تسویه نشده طرف حساب، از قبیل برگه های خرید، مرجوع از خرید و یا حتی فروش و مرجوع از فروش او دسترسی خواهد داشت. با استفاده از این امکان کاربر معادل وجه پرداخت شده، وضعیت فاکتورهای تسویه نشده را به فاکتورهای تسویه شده یا تسویه ناقص تغییر میدهد. لازم به ذکر است فاکتورهای مرجوعی و یا فاکتورهای فروش با فاکتور خرید تهاتر شده و خالص پرداختی برای شما مشخص می گردد. پیشنهاد می شود حتماٌ از این امکان جهت تسویه فاکتورها و جلوگیری از ایجاد مغایرت بین زیر سیستم حسابداری و زیرسیستم بازرگانی استفاده کنید. اگر از فراخوانی برگه ها استفاده نکنید و در زمان پرداخت وضعیت تسویه فاکتورهای شما به صورت تسویه نشده باقی بماند.، امکان گزارش گیری از وضعیت تسویه فاکتورهای خرید در زیر سیستم خرید را از دست خواهید داد.

• تسهیم

گاهی ممکن است مبلغ کامل فاکتور خرید به حساب تامین کننده پرداخت نشود. در این حالت پس از فراخوانی برگه می توانید با کلیک بر روی گزینه تسهیم، تنها به اندازه مبلغ پرداخت شده، فاکتور خود را تسویه کنید. یا ممکن است مبلغ پراخت شده برای تسویه چند فاکتور به حساب تامین کننده واریز شده باشد. با فراخوانی برگه تمامی فاکتورهای تسویه نشده نمایش داده می شود که اگر مبلغ پرداختی کمتر از کل مبلغ تسویه نشده باشد، می توانید از تسهیم استفاده کنید.

• نمایش برگه جاری

گزینه نمایش برگه ردیف جاری در برگه پرداخت، برگه فراخوانی شده را به صورت مستقیم در اختیار کاربر قرار می دهد.

• فیلد نوع در گرید دوم برگه پرداخت

در پائین برگه پرداخت نیز فیلدی تحت عنوان “نوع” وجود دارد. که کاربر در این فیلد نوع حساب سمت بدهکار و یا نوع عملیاتی که قصد دارد در برگه پرداخت انجام دهد را انتخاب می کند. این عملیات شامل تسویه فاکتورهای خرید و یا تهاتر فاکتورهای مرجوع از خرید، فاکتورهای فروش یا مرجوع از فروش می باشد. چنانچه کاربر وجه خرید را قبل از دریافت کالا پرداخت کرده باشد باید در فیلد نوع گزینه “پیش پرداخت بابت خرید” را انتخاب نماید. گزینه “اعمال پیش پرداخت خرید” برای زمانی استفاده می شود که کاربر فاکتور خرید خود را با پیش پرداختی که قبلا پرداخت کرده است، تسویه می کند.

1. پرداخت بابت چک برگشتی

گزینه ی “پرداخت بابت چک برگشتی” نیز در فیلد نوع وجود دارد که در زمان پرداخت وجه چک برگشتی به تامین کننده استفاده می گردد. به عنوان مثال گاهی ممکن است چک خرج شده به تامین کننده به هر دلیل مجدد به شما عودت شود و شما ملزم به پرداخت وجه چک به تامین کننده شوید. برای دریافت مجدد چک خرج شده لازم است ابتدا در برگه عملیات چک دریافتنی، دریافت چک دارای سابقه را صادر کنید. چنانچه با نحوه ثبت این چک آشنایی ندارید، به مقاله عملیات چک دریافتنی در آرپا مراجعه کنید. پس از آن در زمان پرداخت وجه چک به تامین کننده، در گرید دوم باید نوع پرداخت چک برگشتی انتخاب گردد.

2. سایر گزینه های موجود در فیلد نوع پائین برگه پرداخت

گزینه “تسویه صندوق پرسنل” برای شرکتهایی کاربرد دارد که زیر سیستم حقوق و دستمزد آرپا را تهیه کرده اند و قصد تسویه مانده صندوق پرسنلی را دارند. برای ثبت کارمزد بانکی کسر شده از حساب بانکی در زمان پرداخت نوع “هزینه کارمزد بانکی” را انتخاب نمائید . دو نوع “انتخابی بدهکار” و “انتخابی بستانکار” برای تبدیل برگه پرداخت به برگه سایر پرداخت ها وجود دارد. در این حالت با انتخاب یکی از این گزینه ها می توانید کد حساب سمت بدهکار و یا بستانکار را به صورت دلخواه انتخاب کنید. چنانچه با کاربرد برگه سایر پرداخت ها و سایر دریافت ها آشنایی ندارید می توانید به مقاله سایر دریافت ها و سایر پرداخت ها مراجعه کنید.

امکانات برگه پرداخت در نرم افزار آرپا

در قسمت امکانات برگه پرداخت در نرم افزار آرپا با انتخاب گزینه “نمایش سند مربوط به برگه“، می توانید به سند حسابداری صادر شده مراجعه کنید. اگر شرکتی زیر سیستم پیام کوتاه آرپا را داشته باشد، می تواند به صورت اختصاصی با انتخاب گزینه “ارسال پیامک” و انتخاب قالب مربوطه، پرداخت وجه به حساب شخص را از طریق پیامک اعلام کند.

نتیجه گیری

 حسابداران ملزم به ثبت و شناسایی وجوه و اسناد پرداختنی می باشند، که نرم افزار حسابداری آرپا از طریق زیر سیستم خزانه داری این امکان را مهیا می سازد. در نرم افزار آرپا به سه روش نقدی، چکی و انتخابی امکان تسویه فاکتورها و پرداخت وجوه وجود دارد.