برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا

برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا یکی دیگر از امکانات و قابلیت های این نرم افزار حسابداری می باشد. در بسیاری از شرکت ها و کارخانجات بزرگ جهت ورود و خروج کالاها از انبار نیازمند کنترل، تایید و مجوز می باشند که اغلب به صورت کتبی می باشد.، حال اگر شرکت ها بتوانند این موارد کنترلی و مجوزها را به صورت سیستمی صادر نمایند. سرعت عمل کار و کنترل آن بیشتر و راحت تر انجام می گیرد.

در نرم افزار انبارداری آرپا برگه های کنترلی متفاوتی در نظر گرفته شده تا کاربران بتوانند در زمان ورود و خروج کالا در انبارها قبل از ثبت رسید و یا حواله های انبار، مجوزهای لازمه را به صورت سیستمی دریافت و یا ثبت نمایند. در این مقاله قصد داریم نحوه ثبت برگه های کنترلی را در نرم افزار حسابداری آرپا توضیح دهیم.

انواع برگه های کنترلی در نرم افزار انبارداری آرپا

برگه های کنترلی متفاوتی در نرم افزار انبارداری آرپا وجود دارد که برخی از آنها به شرح زیر می باشند:

• درخواست کالا از انبار

یکی از برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا که در فرآیند کامل خرید کاربرد دارد، برگه درخواست کالا از انبار میباشد. گاهی اوقات کاربران فروش در شرکتهای بازرگانی و یا واحدهای تولیدی، نیاز به کالای مشخصی دارند. کاربران میتوانند به جای درخواست کتبی کالا، آن را در برگه درخواست کالا از انبار صادر نمایند. این برگه کنترلی تاثیری بر موجودی کالا ندارد. انباردار با دریافت این برگه، اقدام به بررسی موجودی کالا مینماید. در صورت وجود کالا، آن را با برگه انتقال کالا بین انبار در اختیار کاربر مربوطه قرار میدهد و در صورت عدم وجود، میتواند اقدام به ثبت درخواست خرید کند. جهت ثبت این برگه، کاربر میتواند اسم خود را در فیلد درخواست دهنده، در فیلد کد کالا، کالاهای خود را سرچ و تعداد مورد نیاز را در فیلد تعداد اصلی وارد کند.

•  مجوز رسید انبار

در برخی از شرکتهای بزرگ در زمان ورود کالا به انبار نیاز به صدور مجوز می باشد. این مجوز میتواند توسط مدیریت مجموعه یا واحدهای کنترل کننده صادر شود. پس از ایجاد مجوز، انباردار میتواند با ثبت رسید انبار خرید از روی مجوز، به صورت نهایی ورود کالا به انبار را ثبت نماید. مجوز رسید انبار یکی از برگه های کنترلی در زیرسیستم انبارداری آرپا میباشد که هیچ تاثیری بر موجودی کالا نداشته و صرفا یک تاییدیه برای ورود کالا به انبار میباشد. کاربر میتواند از طریق فرآیند عطف از برگه سفارش خرید، مجوز رسید انبار را صادر نماید. با کلیک روی گیره آبی رنگ و انتخاب سفارش خرید از لیست برگه های قابل عطف تمامی اطلاعات به صورت اتوماتیک فراخوانی میشود. برای ثبت دستی در این برگه هم نام تامین کننده در فیلد تحویل دهنده، نام کالاها در فیلد کد کالا و تعداد مجوز در فیلد تعداداصلی وارد میشود.

• مجوز حواله انبار

مجوز حواله انبار همانند مجوز رسید انبار از جمله برگه هایی می باشد که جنبه کنترلی دارد ولی ماهیت آن خروجی می باشد. چنانچه در زمان خروج کالا از انبار نیاز به صدور مجوز از سمت مدیریت مجموعه باشد، می توان از این برگه استفاده کرد. به نوعی در فرآیند کامل فروش می توان این برگه را قبل از حواله انبار فروش صادر کرد. نحوه صدور این برگه اصولا از طریق فرآیند عطف می باشد که بسته به فرآیند هر شرکت می تواند از برگه هایی مثل پیش فاکتور فروش صادر شود. به صورت دستی نیز نیازمند تکمیل فیلدهایی از قبیل تحویل گیرنده، کدکالا، تعداد و … می باشد.

• مجوز حواله انبار فروش با اضافات و کسور

چنانچه حواله انبار صادر شده همراه با اضافات و کسورات باشد جهت صدور مجوز آن میتوان از برگه مجوز حواله انبار با اضافات و کسورات استفاده کرد و در کادر پائین اضافات و کسورات را مشخص کرد.

• برگه خروج نگهبانی

 در شرکت های بزرگ مسئول نگهبانی، در زمان خروج کالا از شرکت وظیفه بررسی و تایید حواله صادر شده را بر عهده دارد. که جهت ثبت و تایید آن می توان از برگه خروج نگهبانی استفاده کرد. این برگه نیز یکی از برگه های کنترلی موجود در زیرسیستم انبارداری آرپا می باشد. برگه خروج نگهبانی دارای دو فیلد برای شماره برگه خروج و شماره برگه امانت می باشد.

• رسید موقت و برگشت از رسید موقت

در برخی از شرکت ها ممکن است واحدی تحت عنوان کنترل کیفیت موجود باشد. در زمان ورود کالا ابتدا کیفیت آن را بررسی و در صورت تایید مجوز دریافت آن را صادر می کنند. انباردار می تواند ابتدا با صدور برگه رسید موقت، دریافت کمی کالا را اعلام کند. پس از بررسی کیفیت کالا و تایید آن توسط واحد QC مجوز یا رسید انبار خرید صادر گردد. چنانچه پس از صدور رسید موقت، کالای تحویل گرفته شده توسط انباردار ایرادی داشته باشد یا از نظر کیفیت مطابق با کالایی سفارش داده شده نباشد.، انباردار برگه برگشت از رسید موقت صادر می کند.

• بیجک

یکی از برگه های کنترلی در زیر سیستم انبارداری آرپا، فرم بیچک می باشد. این فرم مختص باربری می باشد و کاربر می تواند در آن مشخص کند، اجناس کدام یک از فاکتورها به کدام باربری تحویل داده شده است. در فرم بیجک کاربر در فیلد باربری، شرکت حمل و نقل مورد نظر خود را انتخاب کرده و در فیلد شماره بارنامه، اطلاعات بارنامه خود را ثبت می نماید. در نهایت در فیلد برگه، فاکتورهای فروشی که اجناس آن جهت ارسال تحویل به باربری شده است، انتخاب می گردد. همچنین فیلدهایی جهت انتخاب، مسئول فروش، مسئول پخش و بازاریاب نیز وجود دارد.

نتیجه گیری

همانطور که ذکر شد برگه های کنترلی، جهت کنترل بیشتر در زمان ورود و یا خروج کالا از انبار مورد استفاده قرار می گیرند. در نرم افزار حسابداری آرپا کاربر در منوی ابزار، معرفی کاربران و سطوح دسترسی، تب برگه ها-2 با فعال کردن گزینه “چک کردن مانده مشتری در برگه مجوز حواله انبار”، در برگه مجوز حواله انبار مانده مشتری خود را چک میکند. همچنین در برگه های مختلفی از قبیل مجوز حواله انبار، مجوز حواله انبار با اضافات و کسورات، درخواست کالا از انبار و خروج نگهبانی امکان رزرو کالا وجود دارد.