دسته بندی و وضعیت برگه در  آرپا

دسته بندی و وضعیت برگه در نرم آرپا از فیلدهای پرکاربرد و الزامی در ثبت برگه ها می باشد. به عنوان مثال اگر شرکتی بصورت هلدینگ فعالیت می کند. و قصد داشته باشد در یک دیتابیس اطلاعات چند شرکت یا بخش خود را به تفکیک وارد کنند. ولی به صورت مجزا امکان گزارش گیری داشته باشد، می تواند از دسته بندی برگه ها استفاده کند. و یا برای ایجاد فرآیندها با کنترل داخلی در یک شرکت می توان از وضعیت برگه استفاده نمود. در ادامه با ما همراه باشید تا در خصوص کاربردها و نحوه تعریف دسته بندی و وضعیت برگه در آرپا توضیحاتی را ارائه دهیم.

کاربرد معرفی دسته بندی برگه ها

فیلد دسته بندی برگه ها در نرم افزار حسابداری آرپا از جهت تفکیک اطلاعات در زمان ثبت و گزارشگیری حائز اهمیت می باشد. به عبارت دیگر شرکت های هلدینگی یا شرکت هایی که در زمینه های مختلفی فعالیت می کنند، می توانند شرکت های مختلف یا زمینه های فعالیت خود را به عنوان دسته بندی تعریف نمایند. و اطلاعات مربوط به هر شرکت یا زمینه فعالیت را با دسته بندی اختصاصی ثبت نمایند.

فواید استفاده از دسته بندی برگه ها

نکته حائز اهمیت در خصوص فیلد دسته بندی اینست که شما میتوانید به ازای هر دسته بندی از کدینگ اختصاصی استفاده نمایید. و در این صورت به تفکیک هر دسته بندی می توانید اسناد حسابداری مجزا ثبت و گزارش گیری کنید.

به عنوان مثال اگر شرکت شما در زمینه فروش آهن آلات و محصولات نسوز فعالیت دارد می توانید بابت فروش آهن آلات و محصولات نسوز خود دو دسته بندی متفاوت ایجاد نمایید. و در تنظیمات حسابداری آرپا لینک حساب فروش و مرجوع از فروش آن را به صورت مجزا به تفکیک دسته بندی لینک دهید. به این ترتیب در گزارش مرور حسابها شما می توانید به تفکیک هر حساب میزان فروش هر بخش را گزارشگیری نمایید.

لازم به ذکر است در تمامی گزارشات موجود در زیر سیستم های مختلف فیلد دسته بندی جهت فیلتر کردن و سفارشی کردن گزارش در اختیار کاربر قرار گرفته است. تا به واسطه آن بتواند گزارش بخش اختصاصی خود را با فیلتر کردن دسته بندی در اختیار داشته باشد.

معرفی دسته بندی برگه ها

جهت تعریف دسته بندی های مختلف شما می توانید از منوی معرفی به برگه معرفی دسته بندی برگه ها مراجعه کنید و دسته بندی های دلخواه خود را تعریف کنید. در این برگه فیلدی جهت انتخاب رنگ و تمایز برگه ها به تفکیک دسته بندی براساس “رنگ انتخابی” در لیست جستجوی برگه ها وجود دارد. چنانچه تیک گزینه “پیش فرض” برای یک دسته بندی انتخاب گردد، با باز کردن هر برگه به صورت اتوماتیک دسته بندی پیش فرض انتخاب می شود که قابلیت تغییر آن در برگه و انتخاب دسته بندی دیگر وجود دارد.

در برگه معرفی دسته بندی برگه ها، فیلدی جهت تنظیمات “تخفیف زیر برگه” در نظر گرفته شده است. به نحوی که اگر این گزینه برای یک دسته بندی غیر فعال باشد، کاربر در دسته بندی مربوطه امکان وارد کردن تخفیف زیر برگه را نخواهد داشت.

لازم به ذکر است در نرم افزار آرپا امکان مرتب سازی و تنظیم دسترسی گروه های کاربری برای دسته بندی های مختلف وجود دارد. این دسترسی ها در جهت مشاهده، گزارشگیری، ویرایش، حذف و جدید در دسته بندی های مختلف می باشد.

کاربرد معرفی وضعیت برگه در آرپا

یکی دیگر از فیلدهای الزامی در برگه ها، فیلد وضعیت می باشد که در زمان ثبت برگه در نرم افزار آرپا باید تکمیل گردد. در بسیاری از شرکت ها ممکن است برای فرآیند های مختلف خود از قبیل دریافت ، پرداخت ، خرید و یا فروش کالا، اتوماسیون اداری و تاییدیه بخش های مختلف الزامی باشد. در نرم افزار آرپا کاربر می تواند با استفاده از فیلد وضعیت برگه ها این اتوماسیون اداری را در بخش های مختلف پیاده سازی نماید.

مثال کاربردی برای استفاده از وضعیت برگه

برای درک بهتر کاربرد فیلد وضعیت به مثال زیر توجه کنید. فرض کنید در یک شرکت واحدهای مختلف مالی، فروش، انبار و مدیریت وجود دارد که بسته به نوع فرآیند تایید برخی از این واحدها جهت نهایی شدن آن فرآیند الزامی می باشد. در چنین شرکت هایی کاربران می توانند برگه های خود را در نرم افزار آرپا با نوعی وضعیت اولیه تحت عنوان ثبت اولیه ثبت نمایند. همچنین برای واحدهای مختلف شرکت می توان وضعیت مربوطه ایجاد گردد تا در صورت تایید هر واحد وضعیت برگه به حالت تاییدیه تبدیل شود. به عنوان مثال وضعیت تایید واحد مالی مربوط به بخش حسابداری می باشد که با تغییر وضعیت به حالت تایید مالی، به نوعی تاییدیه این واحد گرفته می شود. یا برای دریافت تاییدیه مدیریت می توان وضعیت تایید مدیریت را ایجاد نماییم تا مدیریت مجموعه پس از بررسی برگه وضعیت آن را به حالت تایید مدیریت تغییر دهد.

معرفی وضعیت برگه ها در آرپا

جهت تعریف وضعیت های مورد نیاز شرکت می توانید از طریق منوی معرفی به برگه معرفی وضعیت برگه ها مراجعه نمایید و وضعیت های دلخواه خود را معرفی کنید. همچنین می توانید از طریق معرفی کاربران و سطوح دسترسی برای گروه های کاربری مختلف دسترسی حذف، ویرایش، ایجاد و مشاهده را تنظیم نمایید.

لازم به ذکر است در معرفی وضعیت برگه ها اگر برای وضعیتی تیک گزینه “باطل شد” فعال باشد، شما می توانید با انتخاب این وضعیت برای برگه مورد نظر تاثیر آن بر روی سیستم حسابداری را خنثی نمایید. در این حالت برگه مربوطه صرفا به حالت یک برگه یادداشت تبدیل می شوند و هیچ سند حسابداری برای آن صادر نمی گردد. چنانچه شرکتی از زیر سیستم سامانه مودیان آرپا استفاده نماید و قصد ارسال فاکتور ابطالی به سامانه را داشته باشد. باید تیک گزینه “سامانه مودیان ابطالی” را در وضعیت ابطالی فعال نماید. لازم به ذکر است در این برگه کاربر می تواند برای هر وضعیت، انبار مبدا و انبار مقصد در برگه انتقال کالا بین انبار را انتخاب نماید. برای آشنایی با برگه انتقال کالا بین انبار می توانید مقاله انتقال کالا بین انبار در آرپا را مطالعه نمایید.

 نتیجه گیری

فیلد دسته بندی و وضعیت برگه، دو فیلد کاربردی در نرم افزار آرپا می باشند که انتخاب آن جهت ثبت برگه ها اجباری می باشد. این دو فیلد جنبه تفکیک اطلاعات و برقراری اتوماسیون اداری در یک مجموعه را دارند. امکان ایجاد دسترسی برای هر دو فیلد به تفکیک گروه کاربری یکی از مزیت های استفاده از این امکان می باشد. شما به تفکیک دسته بندی و وضعیت می تواند گزارش های خود در زیر سیستم های مختلف را در اختیار داشته باشید.