ثبت اطلاعات ماهیانه در حقوق و دستمزد آرپا

ثبت اطلاعات ماهیانه در حقوق و دستمزد آرپا یکی از مهمترین اقدامات جهت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل در نرم افزار حسابداری آرپا می باشد. در این برگه کاربر می تواند اطلاعات و عملکرد پرسنل در هر دوره حقوقی را به روش های مختلف وارد نماید. تا جهت محاسبه حقوق و دستمزد از آن استفاده نمایند. این مقاله به روش های ورود اطلاعات ماهیانه و نکات مربوط به آن می پردازد.

بخش های مختلف برگه ثبت اطلاعات ماهیانه در حقوق و دستمزد آرپا

در برگه ثبت اطلاعات ماهیانه دو تب مختلف وجود دارد که عبارتند از:

• نمایش اطلاعات خوانده شده از فایل

در تب “نمایش اطلاعات خوانده شده از فایل” کاربر می تواند اطلاعات مربوط به کارکرد پرسنل در یک دوره حقوقی را وارد نماید. اکثر فیلدهای موجود در این برگه از قبیل کارکرد روزانه، مرخصی روزانه، مرخصی ساعتی، ماموریت، کسری کار، نوبت کاری و …. جز عوامل کارکرد پرسنل هستند. در مقاله “معرفی عوامل کارکرد و دوره های حقوقی در آرپا” توضیحات مفصلی در مورد آنها ارائه می گردد.

برای ورود اطلاعات در برگه ثبت اطلاعات ماهیانه سه روش وجود دارد که عبارتند از:

• 1. روش ثبت به صورت دستی

در روش اول می توان در فیلد “نام دوره” ابتدا دوره مورد نظر را انتخاب کرد. پس از آن با انتخاب پرسنل در فیلد “نام شخص” اطلاعات کارکرد پرسنل از قبیل ساعت اضافه کاری، کارکرد روزانه، مرخصی های روزانه و ساعتی، ماموریت و … به صورت دستی وارد می شود.

نکته: در فیلدهای “روزهای بیمه” و “روزهای ماه” نباید عدد وارد گردد. روزهای بیمه ای تنها در زمانی قابل استفاده می باشد که کاربر قصد داشته باشد. برای پرسنل خود تعداد روزهای بیمه ای کمتری را در لیست بیمه در نظر بگیرد. فرض کنید پرسنلی 30 روز کارکرد روزانه دارد ولی بسته به نظر مدیریت باید به ازای 30 روز کارکرد او حقوق محاسبه گردد. ولی تنها به ازای 20 روز برای او بیمه در نظر گرفته شده است. در چنین مواردی باید در فیلد کارکرد روزانه عدد 30 و در فیلد روزهای بیمه عدد 20 وارد گردد. در غیر این صورت به هیچ عنوان نباید در فیلد روزهای بیمه عدد وارد گردد.

فیلدهای بالای برگه از قبیل “از دوره“، ” تا دوره“، “کد پرسنل“، “نوع استخدام” و …. جهت فیلتر نمودن اطلاعات قبلی و جستجوی راحت تر تعبیه شده اند.

• 2. روش دریافت اطلاعات از فایل

روش دوم برای شرکت هایی کاربرد دارد که دارای دستگاه حضور و غیاب هستند. چنانچه دستگاه حضور غیاب خروجی فایل به فرمت  .txt در اختیار کاربر قرار دهد. می توان از طریق فراخوانی فایل، اطلاعات را در برگه ثبت اطلاعات ماهیانه وارد کرد.

برای اینکار کاربر باید روی گزینه “دریافت اطلاعات از فایل” کلیک نماید تا پنجره فوق باز شود. پس از انتخاب نام دوره و نوع کارت، از طریق مسیر فایل، فایل .txt دستگاه حضورغیاب را انتخاب نماید. با کلیک بر روی “دریافت کارکرد” به صورت اتوماتیک اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب در نرم افزار آرپا ثبت می گردد. لازم به ذکر است پیش از استفاده از این امکان کاربر باید نوع کارت خود را در بخش معرفی فرمتهای کارت ساعت زن تعریف نماید. در مقاله “معرفی سایر اطلاعات پایه در حقوق و دستمزد آرپا” توضیحات آن به صورت مفصل ارائه شده است. لازم به ذکر است گزینه “دریافت کارکرد ماهیانه از فایل” خارج از برگه ثبت اطلاعات ماهیانه نیز در زیر سیستم حقوق و دستمزد در اختیار کاربر قرار گرفته است.

• 3. روش کپی نام و کارکرد پرسنل در بخش امکانات برگه

روش سوم ورود اطلاعات در برگه ثبت اطلاعات ماهیانه از طریق امکانات این برگه می باشد. در قسمت امکانات برگه ثبت اطلاعات ماهیانه گزینه تحت عنوان “کپی نام و کارکرد پرسنل” وجود دارد که با کلیک بر روی آن پنجره زیر باز می شود.

در پنجره فوق کاربر می تواند ورود و کپی اطلاعات را بر حسب نام و کارکرد پرسنل انجام دهد و یا فقط نام پرسنل را کپی نماید. اگر گزینه “نام و کارکرد” انتخاب شود، باید در فیلدهای مربوطه تعیین شود که اطلاعات از کدام دوره (مبدا)، در کدام دوره (مقصد) کپی گردد. فیلدهای دیگری نیز برای تعیین نوع استخدام، واحد سازمانی، کد پرسنلی، کارگاه و گروه پرسنلی وجود دارد. پس از کپی اطلاعات باید دوره جدید را در بالای برگه فیلتر نموده و اطلاعات را مطابق کارکرد ماه جاری تغییر دهید.

اگر گزینه “فقط نام پرسنل” انتخاب گردد کاربر می تواند در فیلد درج در دوره، دوره جاری را انتخاب نماید تا فقط نام پرسنل کپی شود. پس از آن در قسمت بالای برگه دوره جاری را فیلتر نموده و اطلاعات کارکرد پرسنل وارد می گردد.

• گزارش ثبت اطلاعات ماهیانه

در برگه ثبت اطلاعات ماهیانه تب دیگری به نام “گزارش ثبت اطلاعات ماهیانه” وجود دارد که در آن می توان گزارش کاملی از تمامی پرسنل در تمامی دوره ها دریافت نمود. با کلیک بر روی گزینه Play به تعداد پرسنلی که برای آن ها اطلاعات ماهیانه ثبت شده باشد، برای هر دوره ردیف ایجاد شده و گزارش کاملی از این اطلاعات در اختیار کاربر قرار می دهد.

لازم به ذکر است اگر قصد حذف اطلاعات ماهیانه را داشته باشید می توانید از طریق امکانات این برگه اقدام نمایید.

نتیجه گیری

یکی از اولین اقدامات جهت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، جمع آوری و ثبت اطلاعات ماهیانه کارکنان از قبیل کارکرد، میزان مرخصی، ساعت اضافه کاری و اطلاعات دیگر می باشد. در نرم افزار حقوق و دستمزد آرپا سه روش جهت ثبت اطلاعات ماهیانه در سیستم می باشد. که یکی از بهترین و کارآمدترین آنها، امکان بارگذاری اطلاعات از طریق دستگاه حضور و غیاب در سیستم می باشد. در نرم افزار آرپا جهت اتصال به دستگاه حضور و غیاب و خواندن اطلاعات تنها یک خروجی تکست کافی می باشد. در مقاله “انواع دستگاه های کارت ساعت زن” به بررسی این دستگاه ها و امکانات آن ها پرداخته ایم.