معرفی طرف حساب در آرپا

در نرم افزار حسابداری آرپا پس از معرفی گروه طرف حساب ، باید طرف حساب های هر گروه را تعریف کنیم. در برگه معرفی طرف حساب بخش های مختلفی از قبیل بخش عمومی، مالی، مشخصات تکمیلی، فیلدهای کاربر، تنظیمات وب، هدف فروش و تگها وجود دارد. که در این مقاله به آموزش بخش های مختلف این برگه می پردازیم.

کادر کلی تعریف مشخصات طرف حساب

در کل برای معرفی طرف حساب جدید در نرم افزار حسابداری آرپا کافیست در قسمت مشخص شده نام، گروه طرف حساب، عنوان و کد آن را مشخص کنید. در قسمت عنوان از عناوینی مثل شرکت، جناب آقای، سرکارخانم و مواردی از این قبیل استفاده می شود. جهت تعریف عناوین مختلف می توان با استفاده از دکمه + کیبورد در فیلد عنوان به برگه “معرفی عنوان طرف حساب” وارد شد. اگر شرکتی زیرسیستم کمیسیون و یا تخفیف را تهیه کرده باشد، باید در فیلدهای مربوطه نوع گروه کمیسیون و یا نوع گروه تخفیف طرف حساب را انتخاب نماید. علاوه بر این اگر شرکتی از زیر سیستم سامانه مودیان آرپا برای ارسال فاکتورهای خود استفاده می کند باید در فیلد مربوطه نوع صورتحساب مشتری خود را انتخاب نماید. 

انواع بخش های موجود در برگه معرفی طرف حساب

در برگه معرفی طرف طرف تب های مختلفی قرار گرفته که در ادامه قصد داریم مشخصات و امکانات هر تب رو بررسی کنیم. این تب ها عبارتند از:

• تب عمومی
• تب مالی
• مشخصات تکمیلی
• فیلدهای کاربر
• تنظیمات وب
• هدف فروش
• تگ ها

بخش عمومی در معرفی طرف حساب

در تب عمومی اطلاعات کاملی از قبیل آدرس، شماره تلفن، کد پستی، حقیقی یا حقوقی بودن طرف حساب، شهر، استان و غیره در مورد طرف حساب وارد می گردد. در این بخش پر کردن اطلاعات مربوط به فیلدهای کد استان دارایی، کد شهر دارایی، نوع خرید دارایی، نوع خریدار و فروشنده دارایی جهت استفاده از امکانات نرم افزار برای ارسال گزارشات TTMS ( معاملات فصلی) حائز اهمیت است.

تاریخ اعتبار گواهی ارزش افزوده مربوط به اعتبار گواهی دریافت ارزش افزوده می باشد. که اداره دارایی بنا به درخواست مودیان و بررسی شرایط مورد نظر صادر می کرد. لازم بذکر است اخیرا این گواهی صادر نمی گردد. و صرفا از طریق سایت  evat.ir و فرم بررسی ثبت نام مودیان مالیات بر ارزش افزوده استفاده می گردد.

• تعیین نحوه ارتباط طرف حساب با مجموعه

در کادر بالای بخش عمومی کاربر می تواند نوع و نحوه ارتباط طرف حساب با مجموعه خود را مشخص کند. لازم بذکر است این انتخاب ها همانند فیلتر عمل می کنند. و به عنوان مثال اگر تیک مشتری انتخاب شود این مشتری تنها در فاکتورهای فروش و مرجوعی نمایش داده می شود. پیشنهاد ما این هست اگر تعداد طرف حساب های شرکت بسیار زیاد نیست تیک های مشتری و فروشنده برای تمامی طرف حساب ها انتخاب گردد.

اگر تیک مربوط به پرسنل داخلی فعال شود و شرکت زیر سیستم حقوق و دستمزد را تهیه کرده باشد مستقیم به برگه “معرفی مشخصات پرسنل” در زیر سیستم حقوق و دستمزد وارد می شویم. و اگر تیک CRM فعال شود و زیر سیستم مدیریت مشتریان را داشته باشد مستقیم به آن متصل خواهد شد.

• تعیین موارد پیش فرض برای طرف حساب

همچنین کاربر می تواند شرایط تسویه پیش فرض، مسئول پخش، مسئول فروش و بازاریاب پیش فرض برای طرف حساب مشخص کند.

تعیین حمل، مسیر پخش و منطقه جغرافیایی  بیشتر برای شرکت هایی که در زمینه پخش مویرگی فعالیت دارند مورد استفاده می باشد.

تب مالی در معرفی طرف حساب

کاربر در تب مالی می تواند خوش حساب و یا بدون اعتبار بودن طرف حساب را مشخص کرده و حتی دلیل عدم اعتبار آن را هم تعیین کند. و بسته به تنظیمات سیستم در لیست جستجو طرف حساب افراد خوش حساب را به رنگ سبز و افراد بدون اعتبار را به رنگ قرمز مشاهده کند.

همچنین بر مبنای تعداد روز اعتبار، اعتبار تسویه چکی و اعتبار معامله غیر نقدی را می توان مشخص کرد. بر مبنای تعداد روز مشخص می شود. که اگر تا تعداد روز تعیین شده، فاکتور قبلی تسویه نشود، کاربر اجازه صدور فاکتور جدید را ندارد.

بر مبنای تسویه چکی تعیین می گردد که فرد تا چه میزان اعتبار خرید چکی دارد. و اگر در زمان ثبت برگه دریافت مبلغ چک طرف حساب از سقف مشخص شده بیشتر شود، طبق تنظیمات هشدار و یا خطا صادر می شود. در اعتبار معامله غیر نقدی نیز مشخص می شود. که طرف حساب تا چه میزان اعتبار خرید غیر نقدی ( نسیه ) دارد. تنظیمات اعتبار غیر نقدی می تواند علاوه بر فاکتور فروش، بر روی سفارش فروش و یا پیش فاکتور نیز تنظیم شود.

• تعیین تخفیف و قیمت فروش پیش فرض طرف حساب

در تب مالی کاربر می تواند برای طرف حساب تخفیف پیش فرض فروش (%) در نظر بگیرد. همچنین می تواند برای طرف حساب ها بر اساس حداقل قیمت فروش، درصدی را اختصاص دهد تا به قیمت پیش فرض فروش اضافه گردد. در قسمت پیشنهاد قیمت فروش نیز می تواند قیمت فروش را براساس سطح قیمت، قیمت مصرف کننده یا قیمت پیش فرض فروش برای طرف حساب تعیین کند.

مشخصات تکمیلی در معرفی طرف حساب

کاربر در بخش مشخصات تکمیلی، می تواند اطلاعات تکمیلی طرف حساب خود از قبیل نام پدر، تاریخ تولد، محل تولد، شماره شناسنامه، محل صدور و … وارد کند.

همچنین با معرفی حساب بانکی و اختصاص آن به صورت پیش فرض به طرف حساب، می توان در زمان دریافت یا پرداخت وجوه برای طرف حساب، حساب بانکی مورد نظر را در اختیار داشته باشیم. تخصیص دسته بندی، وضعیت و همچنین اضافات و کسورات پیش فرض به طرف حساب نیز در بخش مشخصات تکمیلی صورت می گیرد. فیلد اعتبار بازاریاب تعیین کننده این است که هر بازاریاب تا چه سقفی اجازه فروش غیر نقدی دارد.

فیلدهای کاربر در معرفی طرف حساب

گاهی ممکن است کاربر نیاز به ثبت اطلاعاتی برای طرف حساب خود داشته باشد که فیلد مربوط به آن در دو بخش عمومی و مشخصات تکمیلی تعبیه نشده است. در نتیجه می تواند در بخش فیلد کاربر به تعریف آن بپردازد. به عنوان مثال اگر شرکتی قصد ثبت تاریخ سالگرد ازدواج پرسنل خود را داشته باشد باید در بخش فیلدهای کاربر آن را تعریف کند.

• نحوه تعریف فیلدهای کاربر

جهت تعریف فیلدهای جدید می توان از طریق امکانات با انتخاب گزینه “تنظیم فیلدهای قابل تعریف طرف حساب” در پائین برگه اقدام کرد.

در پنجره ی تنظیمات طرف حساب، ابتدا نوع فیلد (انتخابی، توضیحی، عددی، تاریخی و ..) و عنوان آن را مشخص می کنیم. با زدن تیک گزینه نمایش، نمایش آن در بخش فیلدهای کاربر فعال می شود. و حتی می توانیم برای آن ترتیب نمایش در نظر بگیریم. اگر تیک گزینه اجباری فعال شود، هنگام معرفی طرف حساب  جدید حتما باید این بخش تکمیل گردد. تا اجازه ذخیره آن به کاربر داده شود. در همین قسمت نیز می توان دسترسی کاربران به این فیلدها را تعیین کرد.

تنظیمات وب در معرفی طرف حساب 

این قسمت مربوط به دسترسی تحت وب می باشد. که به دلایل فنی فعلا این قسمت قابل ارائه به مشتریان نمی باشد.

هدف فروش در معرفی طرف حساب

در این قسمت کاربر می تواند هدف فروش بر اساس هر طرف حساب در بازه زمانی دلخواه را تعیین کند. تا در فواصل زمانی متفاوت بتوان گزارشات لازم در خصوص میزان دستیابی به هدف را بررسی و سیاست های فروش را تعیین کرد.

بخش تگ ها در معرفی طرف حساب

تگ ها یکی از قابلیت های نرم فزار آرپا می باشند که کاربر می تواند برای کالاها، طرف حساب ها و حساب های خود تعریف کند. در تب تگ ها کاربر باید تگ مورد نظر خود را به طرف حساب لینک دهد. چنانچه با قابلیت تگ ها آشنایی ندارید می توانید مقاله تگ در نرم افزار آرپا را مطالعه کنید.

ضمائم و امکانات موجود در برگه معرفی طرف حساب ها  

در پائین برگه معرفی طرف حساب می توانیم در قسمت ضمائم فایل های مورد نیاز خود را با فرمت دلخواه ذخیره کنیم. و به نوعی یک بایگانی الکترونیک داشته باشیم. استفاده از این امکان، نیاز ما به بایگانی فیزیکی اسناد و مدارک را برطرف می کند.

از دیگر امکانات موجود در برگه معرفی طرف حساب ها امکان ایمپورت اطلاعات از طریق اکسل می باشد که جهت آموزش نحوه ایمپورت می توانید مقاله ” ایمپورت و اکسپورت اطلاعات از طریق اکسل” را مطالعه نمایید.

کاربر با کلیک بر روی گزینه “گزارش برگه های طرف حساب” می تواند به تمامی برگه هایی که برای طرف حساب صادر شده است، دسترسی داشته باشد. برای این برگه ها حتی ممکن است سند حسابداری صادر نشده باشد.

همچنین می توان به طور مستقیم به گزارش دفتر معین طرف حساب دسترسی داشت.

نتیجه گیری

به طور کلی طرف حساب ها در نرم افزار آرپا فقط یکبار تعریف می شوند. پس از معرفی به دلیل شناور بودن طرف حساب ها در نرم افزار آرپا با حساب های مرتبط لینک داده می شوند. مثلا اگر مشتری باشد با حسابهای دریافتنی و اگر فروشنده باشد، با حساب های پرداختنی لینک داده می شود. برای مشاهده آموزش های دیگر نرم افزار آرپا به صفحه آموزش نرم افزار حسابداری آرپا مراجعه کنید.